Bất kỳ ai làm việc trong nhóm đều biết rằng cộng tác là một yếu tố quan trọng của các phương thức kinh doanh hiện đại. Giao tiếp và trao đổi thông tin với đồng nghiệp là công thức tạo nên năng suất. Tuy nhiên, đôi khi một nhiệm vụ cụ thể đòi hỏi chuyên môn bên ngoài, điều này có thể cản trở quy trình làm việc. Đó là khi các nền tảng như ClickUp có thể trở nên hữu ích.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm khách vào Không gian làm việc ClickUp của bạn và bao gồm tất cả các tùy chọn chia sẻ và quản lý.
Làm thế nào để Thêm khách trong ClickUp?
Với mọi gói đăng ký, bạn mở khóa một số lượng ghế khách nhất định. Tính năng này lý tưởng để cộng tác với các nhà tư vấn chỉ yêu cầu quyền truy cập vào một nhiệm vụ cụ thể trong Không gian làm việc của bạn. Những người dùng này có quyền truy cập hạn chế vào dữ liệu, vì vậy họ sẽ không thể xem bất kỳ thứ gì bạn chưa chia sẻ rõ ràng với họ. Bạn cũng có thể nhận ra khách bằng hình vuông nhỏ màu cam trên ảnh đại diện hoặc ảnh đại diện của họ để tránh nhầm lẫn.
Tìm hiểu cách thêm khách trong ClickUp thật dễ dàng nhờ bố cục trang nhã của nền tảng. Quá trình này không chỉ khá đơn giản mà bạn còn có thể thực hiện với các hệ điều hành khác nhau. Có một ứng dụng máy tính để bàn có sẵn cho cả Mac và Windows PC và một phiên bản di động cho iOS và Android. Tuy nhiên, không phải tất cả các phần trả góp đều có các tính năng giống nhau, vì vậy hãy đảm bảo tiếp tục đọc để biết thêm chi tiết.
Trên máy Mac
Ứng dụng dành cho máy tính để bàn rất tuyệt nếu bạn cần làm việc ngoại tuyến. Nó có ít tính năng hơn phiên bản web vì phiên bản thứ hai được cập nhật thường xuyên hơn. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng quản lý các tác vụ cơ bản và bao gồm cả việc thêm khách vào một tính năng Không gian làm việc cụ thể. Đây là cách thực hiện:
- Khởi chạy ứng dụng ClickUp bằng Finder hoặc Launchpad.
- Tìm tác vụ, thư mục hoặc danh sách bạn muốn chia sẻ với người dùng khách.
- Nhấp vào ba dấu chấm ở phía bên phải để mở menu tác vụ.
- Chọn Chia sẻ và Quyền từ danh sách các tùy chọn.
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Nhập địa chỉ email của khách vào hộp thoại để gửi lời mời.
- Chọn quyền ưu tiên. Bạn có một số tùy chọn: xem, chỉ nhận xét, chỉnh sửa và tạo.
Trên Windows 10
Khá nhiều bước tương tự áp dụng cho phiên bản Windows 10:
- Khởi chạy ứng dụng bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng trên màn hình.
- Để chia sẻ danh sách với người dùng khách, hãy nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh tiêu đề ở phía bên phải. Nhấp vào Chia sẻ và Quyền và nhập địa chỉ email thích hợp.
- Để thêm khách vào toàn bộ thư mục, hãy tìm khách đó trong trang tổng quan của bạn. Mở menu tác vụ và chuyển đến Chia sẻ và Quyền. Gửi lời mời và đặt quyền mong muốn.
- Để thêm khách vào toàn bộ công việc, trước tiên hãy nhấp để mở công việc đó. Ở đầu trang, nhấp vào ba dấu chấm ngang. Từ đó, chia sẻ thư mục bằng cách gửi lời mời đến người dùng khách.
Lưu ý: Cũng có một tiện ích mở rộng của Chrome trong Cửa hàng Chrome trực tuyến . Ngoài các thao tác tiêu chuẩn, bạn có thể sử dụng nó để đính kèm email vào các tác vụ ClickUp. Nó hoạt động với cả Gmail và Outlook.
Trên Android
Lúc đầu, ứng dụng ClickUp dành cho thiết bị di động đã vấp phải những đánh giá gay gắt. Người dùng phàn nàn rằng nó mờ nhạt so với phiên bản máy tính để bàn, chưa kể đến phiên bản dựa trên đám mây. Tuy nhiên, các bản nâng cấp mới nhất đã mang lại sự cải thiện đáng kể, đặc biệt là khi nói đến thời gian phản hồi.
Bạn có thể tìm thấy phiên bản mới và cải tiến dành cho thiết bị Android trên Cửa hàng Google Play . Nó được cung cấp miễn phí và hoạt động hiệu quả nếu bạn cần kiểm tra Không gian làm việc của mình khi đang di chuyển.
làm thế nào để xem có bao nhiêu giờ chơi trên fortnite
Sau khi đăng nhập, bạn có thể truy cập tất cả các tệp, thư mục, danh sách và không gian bằng điện thoại của mình.
Rất tiếc, bạn không thể thực sự sử dụng nó để thêm thành viên hoặc khách vào các tính năng của Workspace. Hiện tại, nó chỉ phục vụ cho việc giao tiếp với các thành viên trong nhóm của bạn và theo dõi quy trình làm việc. Hy vọng rằng các bản cập nhật trong tương lai sẽ kết hợp nhiều tính năng nâng cao hơn, nhưng hiện tại - hãy gắn bó với các phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Trên iPhone
Có một phiên bản iOS của ứng dụng có sẵn trong Cửa hàng ứng dụng . Bạn có thể tải miễn phí và cập nhật mọi thứ khi không có máy tính của mình.
Giống như phiên bản Android, bạn không thể mời khách sử dụng các tính năng của Workspace bằng điện thoại. Tuy nhiên, điều đó không làm cho ứng dụng dành cho thiết bị di động hoàn toàn vô dụng. Bạn vẫn có thể giao tiếp với đồng nghiệp của mình và thậm chí tạo các nhiệm vụ mới. Nó thực sự có ích nếu bạn đang di chuyển nhưng vẫn phải đăng ký với nhóm của bạn.
Làm thế nào để Quản lý Khách trên ClickUp?
Với tư cách là Quản trị viên, bạn có thể quản lý tất cả các thành viên của một Không gian làm việc cụ thể (bao gồm cả người dùng khách) bằng cách sử dụng trang '' Mọi người '' trên trang tổng quan dành cho quản trị viên. Bạn có thể thay đổi cài đặt quyền của khách, nâng cấp họ lên thành viên hoặc thậm chí xóa họ khỏi tính năng hoàn toàn.
Trên máy Mac
Nếu bạn muốn khách của mình có quyền truy cập vào các nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn có thể thay đổi trạng thái người dùng của họ. Sau khi trở thành thành viên, họ có thể tiếp tục công việc trước đây của mình ngay cả khi họ không còn tích cực tham gia vào Không gian làm việc nữa. Đây là cách thực hiện:
- Mở menu Quản trị bằng cách nhấp vào ảnh đại diện của bạn.
- Chọn Mọi người từ danh sách các tùy chọn.
- Tìm người dùng bạn muốn quản lý. Cuộn qua danh sách khách hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm ở đầu cửa sổ.
- Từ thanh ở bên trái, hãy nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh Khách. Chọn một vai trò mới từ danh sách thả xuống.
Bạn cũng có thể xóa hoàn toàn người dùng khách sau khi họ hoàn thành những việc họ đã đặt ra:
- Chuyển đến menu Quản trị> Trang mọi người.
- Tìm người dùng trong danh sách khách mời.
- Nhấp vào ba chấm ngang ở phía ngoài cùng bên phải của màn hình.
- Chọn Xóa khỏi danh sách các tùy chọn.
Trên Windows 10
Khi thêm khách vào một nhiệm vụ cụ thể, bạn thường đặt cài đặt quyền ngay lập tức. Tất nhiên, đôi khi, mức độ tham gia của họ thay đổi khi dự án tiếp tục. Bạn có thể cần họ tham gia tích cực hơn bằng cách để lại nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp. May mắn thay, ClickUp cho phép bạn thay đổi mức độ thanh thải tại bất kỳ điểm nào. Đây là cách thực hiện:
- Mở menu quản trị bằng cách nhấp vào ảnh đại diện của bạn.
- Nhấp vào danh mục Mọi người và xác định vị trí khách trong danh sách của bạn.
- Trong Access, bấm vào thư mục, danh sách hoặc tác vụ mong muốn.
- Một cửa sổ bật lên nhỏ sẽ xuất hiện. Nhấp vào cài đặt quyền hiện tại ở góc dưới bên phải.
- Chọn một cài đặt mới từ danh sách thả xuống.
Có một cách khác để xác định đối tượng địa lý nào sẽ xuất hiện trong chế độ xem của khách. Nếu bạn muốn cấp cho ai đó nhiều quyền truy cập hơn nhưng không muốn họ xemmọi thứ, bạn có thể sử dụng đặc quyền Quản trị viên của mình để ẩn nó. Ví dụ: tất cả các tính năng như Theo dõi thời gian, Ước tính thời gian, Trường tùy chỉnh và Thẻ đều có thể bị ẩn với người dùng khách, nếu bạn muốn. Đây là những gì bạn cần làm:
- Mở trang Mọi người trong menu Quản trị và xác định vị trí khách.
- Trong Quyền ở phía ngoài cùng bên phải của màn hình, bạn sẽ thấy các tính năng. Bấm vào biểu tượng tương ứng để ẩn hoặc hiện một tính năng cụ thể.
Trên Android (và iPhone)
Như đã đề cập, các phiên bản di động bị hạn chế khi quản lý khách và thành viên. Tuy nhiên, có những hành động khác mà bạn có thể thực hiện để làm cho ứng dụng trở nên đáng giá:
- Tạo nhiệm vụ mới
- Cập nhật và chỉnh sửa công việc
- Cộng tác với đồng nghiệp và nhân viên của bạn
- Xem danh sách việc cần làm của bạn
- Luôn cập nhật thông qua thông báo đẩy
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Khách có thể Chỉnh sửa Không gian, Thư mục hoặc Danh sách Nhiệm vụ không?
Có, nếu bạn cấp quyền cho họ. Khách chỉ có thể làm những gì bạn cho phép họ làm, có thể đảm bảo một trong những điều sau:
màn hình bắt đầu sẽ không mở cửa sổ 10
• Xem - họ có thể xem dữ liệu được chia sẻ.
• Nhận xét - họ có thể thêm phản hồi hoặc thông tin đầu vào, nhưng không thể chỉnh sửa.
• Tạo và chỉnh sửa - họ có thể tạo các thư mục mới, chèn dữ liệu mới hoặc thực hiện các thay đổi đối với các tính năng hiện có.
Tuy nhiên, để truy cập đầy đủ các quyền, bạn phải đăng ký gói trả phí. Ngoài ra, khách chỉ có thể được mời vào từng tính năng của Không gian làm việc, chẳng hạn như danh sách, thư mục hoặc nhiệm vụ. Bạn không thể thêm họ vào toàn bộ Không gian làm việc trừ khi họ được nâng cấp lên trạng thái thành viên.
Điều gì sẽ xảy ra khi tôi hết chỗ ngồi?
Mỗi gói trả phí có sẵn một số ghế dành cho khách:
• Gói không giới hạn: năm ghế cho mỗi thành viên và hai ghế khác với mỗi thành viên Không gian làm việc bổ sung.
• Gói Kinh doanh: 10 ghế khách cho mỗi thành viên và bạn nhận được thêm năm ghế cho mỗi thành viên Không gian được thêm vào.
• Gói Doanh nghiệp: Cùng một số lượng khách với Gói Doanh nghiệp, với một số tùy chọn Quản trị viên bổ sung. Ví dụ: bạn có thể xác định ai có quyền mời khách hoặc cấm hoàn toàn tính năng này.
cách tăng tốc độ tải xuống steam của bạn
Nói một cách đơn giản, mỗi khi bạn thêm một thành viên mới vào Không gian làm việc của mình, ClickUp sẽ cấp cho bạn một ghế khách khác. Hãy nhớ rằng chương trình chỉ liên quan đến những người dùng có quyền. Nền tảng cho phép bạn thêm số lượng không giới hạn khách chỉ xem bất kể gói nào.
Trở thành khách của chúng tôi
Quản trị viên không gian làm việc có thể thêm khách vào danh sách, nhiệm vụ và thư mục riêng lẻ chỉ bằng một vài bước đơn giản. Vì ClickUp là một công cụ cộng tác khá đơn giản, bạn không cần phải thông thạo để tìm cách giải quyết nó. Ngoài ra, với gói đăng ký thích hợp, bạn có thể quyết định cấp độ truy cập cho từng người dùng.
Nếu làm việc ngoại tuyến khiến bạn tập trung hơn, bạn có thể tải xuống phiên bản dành cho máy tính để bàn cho cả macOS và Windows 10. Các ứng dụng cho phép bạn quản lý danh sách khách một cách dễ dàng vì giao diện gần như giống với phiên bản đám mây. ClickUp mobile, tuy nhiên, hơi hạn chế hơn nhưng vẫn có thể hữu ích.
Bạn có sử dụng ClickUp để quản lý dự án không? Kinh nghiệm của bạn với công cụ này là gì? Bình luận bên dưới và cho chúng tôi biết nếu trên thực tế, có một cách để thêm khách bằng điện thoại di động của bạn.
