Nếu các giao dịch trên tài khoản QuickBooks của bạn đã chồng chất, bạn có thể đã cố xóa chúng. Chỉ để phát hiện ra rằng nó không dễ dàng như bạn nghĩ ban đầu.
Để làm cho vấn đề phức tạp hơn, tính năng xóa hàng loạt giao dịch không khả dụng trên QuickBooks Online. Nhưng không có lý do gì để lo lắng. Bài viết này nhằm mục đích giúp bạn loại bỏ dữ liệu dư thừa một cách tương đối dễ dàng.
Hơn nữa, bạn sẽ nhận được một số mẹo bổ sung về cách quản lý giao dịch với QuickBooks.
Trước khi bạn bắt đầu
Để xóa một vài giao dịch trong một lần, bạn nên sử dụng công cụ Xóa hàng loạt / Giao dịch Void.
ghi đè hình phạt vì bỏ chơi nhanh
Công cụ / tùy chọn này đi kèm với QuickBooks Desktop Accountant 2017. Và điều tương tự cũng áp dụng cho Enterprise và Enterprise Accountant 17.0 trở lên.
Bạn cần phải đăng nhập với tư cách là Quản trị viên hoặc Kế toán bên ngoài. Và đa tiền tệ không được hỗ trợ khi xóa nhiều giao dịch.
Ngoài ra, có một số giao dịch bạn hoàn toàn không thể xóa hàng loạt.
- Phiếu lương
- Hóa đơn có hoàn trả (mặt hàng, số dặm hoặc thời gian)
- Giao dịch trong một khoảng thời gian đóng cửa
- Kiểm tra trách nhiệm trả lương
- Thanh toán hóa đơn trực tuyến
- Hóa đơn có chi phí và thời gian có thể lập hóa đơn
- Thanh toán thuế bán hàng
Xóa hàng loạt giao dịch - Hướng dẫn từng bước
Bước 1
Khởi chạy QuickBooks, điều hướng đến Tệp và nhấp vào Chuyển sang Chế độ một người dùng. Đôi khi cũng có tùy chọn Chuyển sang Chế độ nhiều người dùng, đừng nhấp vào đó. Nếu không, bạn sẽ không thể tiếp tục với các hành động khác.
Bước 2
Sau đó, điều hướng đến Kế toán và nhấp vào Xóa hàng loạt / Bỏ qua giao dịch. Chọn các giao dịch bạn muốn loại bỏ. Bạn có thể thực hiện việc này từ danh sách các Giao dịch có sẵn.
Bước 3
Nhấp vào Xem lại & Bỏ qua để tiếp tục các hành động khác. Tùy chọn này cũng có sẵn dưới dạng Xem lại & Xóa. Dù bằng cách nào, nó cũng làm điều tương tự.
Bước 4
Bây giờ, hãy nhấp vào một trong hai nút - Back Up & Void hoặc Back Up & Delete. Hành động này là tùy chọn và bạn có thể chọn Chỉ xóa hoặc Chỉ xóa từ menu thả xuống.
Để hiển thị menu, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh các nút nói trên. Ngoài ra, bạn chỉ cần xác nhận bằng cách nhấp vào Có.
Mẹo chuyên nghiệp:
Nếu bạn cần lưu giữ hồ sơ về các giao dịch đã xóa hoặc vô hiệu, QuickBooks cung cấp cho bạn tùy chọn in chúng ra.
Chọn Xem báo cáo giao dịch đã xóa / bỏ phiếu và nhấn Ctrl / Cmd + P để in ra. Bạn cũng có thể thực hiện một lộ trình dài và chọn In từ menu Tệp.
Phương pháp thay thế
Phương pháp này áp dụng cho các giao dịch nguồn cấp dữ liệu ngân hàng xóa hàng loạt. Đây là những gì bạn nên làm:
Bước 1
Chọn menu Ngân hàng và chọn tài khoản của bạn. Sau đó, điều hướng đến tùy chọn Để xem xét và chọn các giao dịch bạn muốn xóa.
Bước 2
Nhấn vào nút Hành động hàng loạt và chọn Loại trừ Đã chọn. Bây giờ, bạn có thể chuyển đến phần Bị loại trừ và chọn các giao dịch đã cho một lần nữa.
Chọn lại nút Hành động hàng loạt và chọn Xóa từ menu.
Ghi chú:
Những người muốn xóa biểu đồ có các giao dịch tài khoản vẫn cần xóa từng cái một. Nhưng đã có một số tin đồn rằng QuickBooks sẽ bao gồm tùy chọn xóa hàng loạt cho việc này trong tương lai.
Xóa từng giao dịch một
Phương pháp này có phần dễ dàng hơn. Sau đó, một lần nữa, nó áp dụng cho QuickBooks Desktop và bạn cần đăng nhập bằng các đặc quyền quản trị.
Bước 1
Mở QuickBooks, điều hướng đến menu chính và chọn Danh sách. Sau đó, nhấp vào Biểu đồ tài khoản - nó xuất hiện trong trình đơn thả xuống.
Bước 2
Chuyển đến tài khoản có chứa các giao dịch bạn muốn xóa và nhấn Mở. Duyệt qua tất cả các giao dịch và tìm giao dịch bạn muốn xóa. Lưu ý rằng các giao dịch xuất hiện theo thứ tự bạn chọn và bạn có thể thay đổi điều đó.
Bước 3
Sau khi thực hiện giao dịch bạn muốn loại bỏ, hãy chọn Chỉnh sửa từ menu chính và nhấp vào Xóa. Có một cửa sổ bật lên xác nhận và bạn nhấn OK để xác nhận.
Tùy chọn lọc nâng cao
Nếu bạn chạy tất cả các giao dịch của mình thông qua QuickBooks, các tùy chọn lọc có thể tăng tốc đáng kể việc loại bỏ các giao dịch dư thừa.
Đầu tiên, QuickBooks cho phép bạn áp dụng các bộ lọc dựa trên loại giao dịch. Và điều tốt nhất là bạn có thể vô hiệu hóa hoặc xóa chúng theo bộ lọc. Chuyển đến tùy chọn Loại giao dịch, nhấp vào menu thả xuống bên cạnh, sau đó nhấp vào loại giao dịch cụ thể.
Chúng bao gồm những điều sau:
- Tín dụng hóa đơn
- Séc thanh toán hóa đơn
- Séc hoàn lại tiền
- Hoàn lại hóa đơn
- Chi phí tài chính
Ngoài ra, bạn có thể lọc các giao dịch theo ngày. Trong Giao dịch có sẵn, hãy chuyển đến Hiển thị Giao dịch Theo và nhấp vào menu thả xuống bên cạnh.
Ở đó, bạn có thể chọn Ngày sửa đổi lần cuối, Ngày nhập và Ngày giao dịch. Thêm vào đó, QuickBooks cung cấp cho bạn tùy chọn ẩn hoặc hiển thị các giao dịch bị vô hiệu hoặc được liên kết.
Để ẩn hoặc hiện một trong hai, chỉ cần nhấp vào hộp phía trước tùy chọn tương ứng. Chúng nằm bên cạnh menu thả xuống Loại giao dịch.
Làm cho sách của bạn sạch sẽ nguyên sơ
Hiện tại, việc xóa hàng loạt các giao dịch QuickBooks có lẽ là công việc nhiều hơn những gì bạn muốn. Chủ yếu là do bảo mật hoặc các quy định nhất định định hình dịch vụ.
Ý kiến của bạn về điều này là gì? Bạn nghĩ tại sao QuickBooks lại khiến việc xóa nhiều giao dịch trở nên khó khăn? Chia sẻ suy nghĩ của bạn với phần còn lại của cộng đồng TJ trong phần bình luận bên dưới.
