Google Trang tính là một cách thuận tiện để tổ chức các cuộc họp, tạo công việc, sắp xếp hóa đơn và nhiều dữ liệu khác. Nó sáng suốt, giàu tính năng và có thể chia sẻ với những người dùng khác.
Nhược điểm duy nhất của công cụ này là bạn không có chức năng tích hợp để gửi lời nhắc qua email về trang tính cho chính bạn hoặc người dùng khác. Điều này sẽ làm cho việc theo dõi tất cả các tác vụ và dữ liệu của bạn dễ dàng hơn nhiều.
May mắn thay, có hai phương pháp cho phép bạn gửi lời nhắc dựa trên ngày qua email. Đọc bài viết này để tìm hiểu thêm về chúng.
Gửi lời nhắc sự kiện - Kết hợp Trang tính và Lịch
Nếu bạn muốn gửi lời nhắc qua email cho chính mình, cách dễ nhất để làm điều đó là kết hợp hai công cụ khác nhau của Google - Google Trang tính và Lịch Google. Điều này sẽ không yêu cầu bạn sử dụng bất kỳ tập lệnh nào. Thay vào đó, bạn sẽ chỉ cần xuất dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác.
Phương pháp này bao gồm ba bước - tạo và xuất dữ liệu từ Trang tính, nhập chúng vào Lịch và bật lời nhắc qua email.
Bước 1: Tạo và xuất dữ liệu từ trang tính
Nếu muốn xuất dữ liệu từ Trang tính, bạn sẽ cần tạo trang sự kiện và lưu dưới dạng tệp CSV. Để làm cho tệp có thể nhận dạng được trong Lịch Google, bạn nên sử dụng một định dạng cụ thể. Chỉ cần làm theo các bước sau:
- Mở tài liệu của bạn trong Trang tính.
- Các giá trị của hàng đầu tiên của bạn phải tuân theo đường viền sau: A1: Chủ đề, B1: Ngày bắt đầu, C1: Ngày kết thúc.
- Dưới tiêu đề 'Chủ đề', bạn nên nhập tiêu đề lời nhắc của mình. Ngày bắt đầu và ngày kết thúc phải ở định dạng MM / DD / YYYY.
- Thêm bao nhiêu sự kiện tùy thích, cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc của chúng.
- Nhấp vào menu 'Tệp'.
- Di chuột qua ‘Tải xuống.’ Một menu mới sẽ xuất hiện.
- Chọn 'Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy.'
- Phiên bản CSV của tệp Trang tính của bạn sẽ được tải xuống PC của bạn.
Ghi chú: Các tiêu đề bắt buộc duy nhất là 'Chủ đề' và 'Ngày bắt đầu' để danh sách nhập thành công. Nếu bạn muốn thêm các tiêu đề khác, bạn có thể xem danh sách các tùy chọn có sẵn (có thể nhận ra bằng Lịch) và thứ tự của chúng trên trang chính thức Bộ phận hỗ trợ của Google trang.
Bước 2: Nhập tài liệu vào Lịch
Khi bảng sự kiện CSV đã sẵn sàng được nhập, đã đến lúc chuyển sang Lịch Google.
- Mở Lịch Google.
- Nhấp vào menu ‘Cài đặt’ (biểu tượng bánh răng).
- Chọn cài đặt.'
- Chọn 'Nhập và xuất' từ menu bên trái.
- Chọn 'Chọn tệp từ máy tính của bạn' trong phần 'Nhập'.
- Điều hướng đến tệp CSV đã lưu và nhấp vào 'Mở'.
- Cuối cùng, nhấn ‘Nhập’ để nhập tệp CSV.
Nếu bạn thấy màn hình cho biết rằng các sự kiện đã được thêm vào Lịch - mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Bây giờ, điều duy nhất còn lại là thiết lập thông báo qua email cho các sự kiện được đề cập.
Bước 3: Thiết lập thông báo và chia sẻ
Sau khi thiết lập thông báo, bạn sẽ nhận được lời nhắc cho tất cả các sự kiện mà bạn đã xuất trực tiếp từ Google Trang tính sang email của mình. Để đảm bảo mọi thứ được thiết lập đúng cách, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
- Di chuột qua tên của bạn trong phần ‘Lịch của tôi’ ở bên trái màn hình Lịch.
- Nhấn vào biểu tượng 'thêm' (ba chấm dọc) xuất hiện bên cạnh tên của bạn.
- Nhấp vào 'Cài đặt và chia sẻ.'
- Kiểm tra xem tài khoản của bạn có được liệt kê trong phần ‘Chia sẻ với những người cụ thể hay không.’ Nếu không, hãy chọn ‘Thêm người’ và thêm email của bạn.
- Nhấp vào menu thả xuống 'Thông báo' trong phần 'Thông báo sự kiện'.
- Chọn 'Email' để thay thế.
- Thiết lập khoảng thời gian và ngày giữa lời nhắc và sự kiện.
Giờ đây, Lịch của bạn sẽ gửi lời nhắc về tất cả các sự kiện mà bạn đã liệt kê trên Google Trang tính của mình. Hãy nhớ rằng bạn có thể thêm bất kỳ thứ gì trong cột 'Chủ đề'. Bạn có thể liệt kê các công việc cụ thể, sinh nhật hoặc các sắp xếp khác, không chỉ các sự kiện.
Ngoài ra, hãy sử dụng tùy chọn ‘Chia sẻ với những người cụ thể’ được đề cập ở trên để đưa các email khác vào danh sách. Những người dùng này sẽ nhận được những lời nhắc tương tự qua email cho những sắp xếp cụ thể đó.
Sử dụng Tiện ích bổ sung Thêm lời nhắc
Một cách khác để gửi lời nhắc qua email qua Google Trang tính là sử dụng một Tiện ích bổ sung cụ thể. Phương pháp này có phần dễ dàng hơn và nó chỉ yêu cầu bạn thiết lập tiện ích mở rộng sẽ tự động làm mọi thứ khác.
Để thiết lập Tiện ích bổ sung, hãy làm như sau:
- Nhấp vào tab 'Tiện ích bổ sung' ở đầu màn hình.
- Chọn 'Tải tiện ích bổ sung.'
- Nhập 'Thêm lời nhắc' vào thanh tìm kiếm.
- Nhấp vào biểu tượng ‘Thêm lời nhắc’ và chọn ‘Cài đặt.’ Cho phép quyền nếu được nhắc và đợi ứng dụng cài đặt.
- Chuyển đến tab 'Tiện ích bổ sung' một lần nữa và di con trỏ qua menu 'Thêm lời nhắc'.
- Chọn 'Thiết lập / chỉnh sửa lời nhắc.'
Phần mở rộng sẽ cung cấp các cột cho Nhiệm vụ, Người được giao, CC (tùy chọn) và Thời hạn. Trong phần 'Nhiệm vụ', bạn có thể nhập một hướng dẫn ngắn gọn, email nằm trong 'Người được giao', trong khi ngày ở bên dưới 'Thời hạn'.
Nếu bạn muốn gửi lời nhắc bổ sung cho ngày hạn chót, hãy điều chỉnh thủ công trong menu bên phải.
Hơn nữa, nếu bạn cần thêm nhiều nội dung hơn vào lời nhắc của mình, bạn có thể nhấp vào tùy chọn 'Cá nhân hóa email đã gửi' và nhập thêm thông tin đó.
Tiện ích mở rộng sẽ tự động gửi email khi đến thời điểm và bạn có thể sửa đổi mô tả nhiệm vụ, người nhận và ngày khi đang di chuyển.
Hãy cẩn thận với Lời nhắc bổ sung
Sử dụng tiện ích bổ sung ‘Thêm lời nhắc’ là cách thuận tiện và dễ dàng hơn so với phương pháp ‘xuất / nhập’, nhưng đồng thời cũng cần chú ý nhiều hơn.
cách quay video trên snapchat mà không cần giữ nút
Vì lời nhắc được gửi tự động, nên có khả năng bạn sẽ gửi nhầm nhiệm vụ đến nhầm người nhận trước khi bạn có cơ hội sửa nó. Điều này có thể tránh được và thường là vô hại, nhưng bạn vẫn nên chú ý xem ai nhận được gì.
Bạn cho là phương pháp nào tốt hơn? Tại sao? Chia sẻ quan điểm của bạn trong phần bình luận bên dưới.
