Không gì nhàm chán và tẻ nhạt bằng việc điền từng ô một trong Excel. May mắn thay, bạn không phải dành phần đời còn lại để sao chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác. Bạn có thể tận dụng tính năng tự động điền của Excel để tiết kiệm thời gian và hoàn thành nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn.
Tính năng này hoạt động như thế nào trong Excel? Đọc để tìm hiểu.
Cách để Tự động điền các ô trong Excel
Sử dụng tính năng tự động điền của Excel có thể dễ dàng như kéo con trỏ của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là điền vào một hoặc hai ô đầu tiên và chương trình sẽ xác định nội dung của các ô còn lại.
Để tự động điền các ô có cùng thông tin, hãy làm theo các bước sau.
- Điền vào ô đầu tiên.
- Di chuyển con trỏ qua góc dưới cùng bên phải của ô để xem nó biến thành dấu “+”.
- Lấy góc của ô và kéo nó ra để điền vào các ô còn lại.
Quá trình này tương tự nếu bạn muốn điền các ô bằng một chuỗi thay vì cùng một giá trị.
- Điền vào hai ô đầu tiên của trình tự của bạn.
- Chọn các ô.
- Nhấp và giữ góc dưới cùng bên phải của vùng chọn và bắt đầu kéo nó.
- Excel sẽ suy ra mẫu dựa trên các ô bạn đã điền và tiếp tục trình tự.
Nếu chương trình không xác định đúng mẫu, hãy điều chỉnh tự động điền bằng cách nhấp vào menu tự động điền xuất hiện khi quá trình hoàn tất. Chọn tùy chọn chính xác và Excel sẽ điều chỉnh trình tự cho phù hợp.
sims 4 cách thay đổi đặc điểm tính cách
Tự động điền ô Excel dựa trên một trang tính khác
Bạn có muốn sao chép dữ liệu từ bảng Excel này sang bảng Excel khác không? Hãy quên việc sao chép và dán từng ô và cập nhật bảng tính của bạn theo cách thủ công mỗi khi tài liệu gốc thay đổi. Đây là cách tự động điền các ô dựa trên một trang tính khác.
cách chuyển ảnh từ iphone sang pc qua bluetooth
- Tạo một trang tính mới cho cơ sở dữ liệu của bạn.
- Đặt con trỏ của bạn vào một trong các ô và nhập “=” theo sau là tên của trang tính, dấu chấm than và số ô bạn muốn tham chiếu. Chẳng hạn, một công thức đơn giản sẽ như sau: “=Sheet1!A1”
- Nhấn “Enter” và ô sẽ hiển thị thông tin nằm trong ô bạn vừa tham chiếu.
- Chọn góc dưới cùng bên phải của ô và kéo vùng chọn để nhập dữ liệu từ các hàng và cột tiếp theo.
Mặc dù đây là một cách tuyệt vời để nhập dữ liệu từ một trang tính khác, đôi khi bạn có thể cần phải lọc hoặc sắp xếp dữ liệu thay vì chỉ sao chép dữ liệu đó. Bằng cách thay đổi công thức của bạn một chút, bạn có thể lọc dữ liệu từ một trang tính khác trong Office 365 và chỉ nhập các phần thông tin có liên quan. Làm theo các bước sau để bắt đầu.
- Tạo một trang tính mới.
- Nhấp vào một ô và nhập công thức “=FILTER(”.
- Chuyển sang trang tính bạn muốn tham chiếu và chọn toàn bộ bảng không có tiêu đề.
- Nhập dấu phẩy vào công thức, sau đó chọn cột mà bạn muốn lọc dữ liệu dựa vào đó. Hãy chắc chắn rằng bạn loại trừ tiêu đề một lần nữa.
- Nhập “=” và xác định tiêu chí cho bộ lọc của bạn. Nếu đó là một số, chỉ cần viết số đó. Nếu cột chứa văn bản, hãy sử dụng dấu ngoặc kép trong công thức của bạn. Ví dụ: “=FILTER(Sheet1!A1:C3,Sheet1!A1:A3=1)”. Mỗi hàng được đánh dấu bằng số 1 trong cột “A” sẽ được nhập vào trang tính mới.
- Đóng dấu ngoặc đơn và nhấn “Enter”.
Tự động điền ô Excel dựa trên danh sách
Bạn có một bảng tính Excel với một danh sách dài dữ liệu mà bạn cần biên dịch theo một định dạng cụ thể? Đừng lo. Bạn sẽ không phải nhập lại các mẩu thông tin theo cách thủ công. Tính năng “Flash Fill” của Excel đưa tính năng tự động điền lên cấp độ tiếp theo và sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Đây là cách tự động điền các ô dựa trên danh sách đã có sẵn.
- Điền vào ô đầu tiên theo cách bạn muốn, sử dụng thông tin từ danh sách của bạn.
- Nhấn vào Enter Enter và bắt đầu nhập mục tiếp theo.
- Excel sẽ điền vào các ô còn lại theo cùng một mẫu. Nhấn “Enter” để chấp nhận đề xuất và danh sách của bạn đã hoàn tất.
Các ô tự động điền của Excel dựa trên lựa chọn danh sách thả xuống
Tạo danh sách thả xuống trong Excel sẽ giúp bạn điền thông tin bạn chọn vào các ô có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Hãy xem cách tự động điền các ô dựa trên lựa chọn danh sách thả xuống.
Trước tiên, bạn sẽ cần tạo một trang tính riêng cho thông tin mà danh sách thả xuống của bạn sẽ bao gồm.
- Mở tài liệu Excel của bạn và thêm một trang tính mới.
- Dán cơ sở dữ liệu bạn muốn đưa vào hoặc tạo từ đầu trên trang tính trống.
Tiếp theo, chuyển đổi bảng tính của bạn thành một bảng. Điều này rất quan trọng vì sẽ dễ dàng chỉnh sửa hoặc mở rộng theo cách này. Nó cũng đảm bảo rằng danh sách thả xuống mà bạn sắp tạo sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn sửa đổi dữ liệu.
- Chọn bất kỳ ô nào trong bảng tính của bạn.
- Nhấn Ctrl và “T” và nhấn “OK” để tạo bảng.
Khi cơ sở dữ liệu của bạn đã sẵn sàng, đã đến lúc tạo danh sách thả xuống.
- Chọn ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống của mình.
- Chuyển sang tab 'Dữ liệu' ở trên cùng.
- Tìm phần “Công cụ dữ liệu”.
- Nhấp vào biểu tượng “Xác thực dữ liệu” và chọn tùy chọn này từ menu thả xuống.
- Chọn tùy chọn “Danh sách” trong “Cho phép”.
- Nhấp vào trường “Nguồn” và chuyển sang trang tính của cơ sở dữ liệu của bạn.
- Chọn cột có các mục bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống của mình.
- Nhấp vào “OK” trong cửa sổ Xác thực dữ liệu.
Bây giờ, hãy chèn phần còn lại của dữ liệu mà bạn muốn xuất hiện khi chọn một mục trong danh sách của mình.
- Chọn một ô trống cho phần dữ liệu đầu tiên của bạn.
- Nhấp vào “Công thức”, sau đó nhấp vào “Tra cứu & Tham khảo” và chọn “VLOOKUP”.
- Điền vào các trường theo cách sau, sau đó nhấn “OK”.
- “Lookup_value” phải là ô trong danh sách thả xuống của bạn.
- Đối với “Table_array”, hãy chọn toàn bộ cơ sở dữ liệu của bạn.
- Đối với “Col_index_num”, hãy nhập số cột chứa thông tin bạn muốn xuất hiện.
- Đảm bảo “Range_lookup” là “false”.
Bạn vừa tạo một tham chiếu đến một cột. Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo để hiển thị dữ liệu trong các cột còn lại. Trong mỗi bản sao, hãy thay thế số chỉ mục bằng số cột bạn muốn tham chiếu.
Mỗi khi bạn chọn một mục trong danh sách thả xuống của mình, các ô bạn đã trang bị công thức sẽ tự động được điền thông tin về mục được đề cập.
Tận dụng tối đa Excel
Học cách tự động điền các ô trong Excel có thể cắt giảm đáng kể sức lao động mà bạn sẽ cần đầu tư vào bảng tính của mình. Thực hiện theo các hướng dẫn ở trên để tận dụng các tính năng Excel nâng cao này và giúp bạn thoát khỏi các tác vụ đơn điệu.
cách kích hoạt bluetooth trên máy tính
Bạn đã từng sử dụng tùy chọn tự động điền của Excel chưa? Một số cách yêu thích của bạn để tận dụng tính năng này là gì? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.
