Gần đây, tôi đã nhận được lời cầu xin chân thành này từ một độc giả, người rõ ràng đã vật lộn trong một thời gian và đã gần hết dây buộc của họ: Tôi có một danh sách các sản phẩm mà chúng tôi bán và một trong những lĩnh vực là UPC - lĩnh vực này có thể dài tới 18 chữ số. Khi tôi thêm ngoài 15 chữ số, Excel sẽ tự động làm tròn ba chữ số cuối cùng thành 000. Nếu tôi đặt trường này là văn bản, nó sẽ thêm + E11 vào cuối chuỗi. Không thành vấn đề nếu tôi có chiều rộng cột dài hơn ba lần chiều dài bình thường. Làm thế nào tôi có thể sửa lỗi này?
Tôi chỉ ước Excel sẽ làm những gì nó được yêu cầu mà không cần phải thêm mọi thứ. Ví dụ: nếu định dạng ô là TEXT thì đừng định dạng bất kỳ thứ gì trong đó! Có vẻ như tôi cần sử dụng Access chỉ để thực hiện một số thay đổi nhỏ đối với tệp CSV - để sử dụng Access làm bảng tính thay vì bảng tính. Tôi phải tự hỏi liệu OpenOffice có làm như vậy không.
Không quan trọng kích thước số hay vị trí đặt dấu thập phân, Excel sẽ chỉ lưu trữ 15 chữ số có nghĩa đầu tiên và loại bỏ tất cả phần còn lại
làm thế nào để biết nếu card đồ họa của bạn bị kém
Có một số hạn chế cơ bản đối với bất kỳ sản phẩm phần mềm nào và Excel cũng không phải là ngoại lệ. Excel chỉ có thể chứa 15 con số quan trọng vì nó sử dụng IEEE Floating Point Maths, cho biết cách các số - có thể lớn như 1,79769313486231E + 308 hoặc nhỏ bằng 2,229E-308 - được lưu trữ mà không làm cho sổ làm việc tiêu thụ gigabyte không gian và mất hàng giờ để tính toán lại. Giới hạn này được nêu rõ trong văn bản trợ giúp Excel.
Lưu ý rằng số liệu quan trọng không giống như số thập phân; không quan trọng kích thước số hay vị trí đặt dấu thập phân, Excel sẽ chỉ lưu trữ 15 chữ số có nghĩa đầu tiên và loại bỏ tất cả phần còn lại.
UPC là viết tắt của Universal Product Code, thực sự là một tên mã hoặc tượng trưng bao gồm các chữ số, chứ không phải là một số toán học.
Việc thêm hoặc bớt hai UPC không có ý nghĩa gì và không dẫn đến một mã UPC hợp lệ khác, mặc dù mỗi mã bao gồm hoàn toàn bằng các chữ số. Nếu bạn không thực hiện bất kỳ phép toán nào trên dữ liệu của mình, như trường hợp của UPC, thì bạn có thể buộc Excel lưu trữ chúng dưới dạng văn bản bằng cách nhập dấu nháy đơn trước khi nhập chữ số đầu tiên. Điều này cho Excel biết rằng những gì bạn đang nhập không phải là một số, mặc dù nó trông giống như một số và rằng nó phải được lưu trữ dưới dạng văn bản.
Ngoài ra, nếu bạn định dạng một ô dưới dạng Văn bản và sau đó nhập một chuỗi dài các chữ số vào đó, Excel sẽ thực hiện chính xác những gì bạn mong đợi và giữ lại tất cả các chữ số của nó vì nó coi chúng là ký tự văn bản chứ không phải chữ số. Tuy nhiên, nếu bạn quên định dạng ô dưới dạng Văn bản trước khi nhập các chữ số hoặc nếu bạn không nhập dấu nháy đơn ở đầu, thì Excel sẽ coi các chữ số là một số và sau khi nhập dữ liệu, nó sẽ bị cắt bớt còn 15 số liệu quan trọng và bạn không thể lấy lại các chữ số đã mất.
Hơn nữa, nhập dữ liệu từ tệp CSV hoàn toàn khác với việc nhập dữ liệu trực tiếp vào Excel, vì tệp CSV không chứa bất kỳ manh mối nào về định dạng của dữ liệu trong các trường của nó. Khi bạn chỉ cần bấm đúp vào tệp CSV để mở nó trong Excel hoặc khi bạn sử dụng Excel’s File | Mở hộp thoại, Excel sẽ đoán rằng bất kỳ trường nào chứa tất cả các chữ số sẽ được coi là số, điều này thường không phải là những gì mong muốn. Không quan trọng việc các trường đó có được đặt trong dấu ngoặc kép hay không: nếu chúng là tất cả các chữ số, thì Excel chỉ đơn giản giả sử chúng là số.
Tuy nhiên, nếu thay vì chỉ mở tệp CSV, bạn nhấp vào Dữ liệu | Nhận dữ liệu bên ngoài | Từ Văn bản, sau đó bạn sẽ được cấp quyền kiểm soát quá trình nhập và có thể chọn định dạng cho từng cột dữ liệu, vì vậy bạn có thể cho Excel biết rằng chuỗi chữ số dài của bạn nên được coi là văn bản chứ không phải số.
OpenOffice đưa ra các giả định giống hệt nhau: bất cứ khi nào bạn nhập hoặc nhập dữ liệu giống như một số, cả OpenOffice và Excel sẽ coi nó như một số theo mặc định và nếu bạn muốn ghi đè giả định hoàn toàn hợp lý đó thì bạn sẽ phải cung cấp ứng dụng một số trợ giúp.
