Hôm trước, tôi đã được hỏi một câu hỏi khi chỉ cho ai đó cách sử dụng Gmail và đây không phải là lần đầu tiên tôi nghe thấy nó. Câu hỏi đặt ra là 'Làm cách nào để tạo bản sao của bản nháp trong Gmail để không mất nhiều thời gian để trả lời khách hàng?' Khi tôi cố gắng thường xuyên trả lời các câu hỏi tại đây trên TechJunkie, tôi nghĩ đây là một ứng cử viên chính.
Những gì câu hỏi thực sự đang hỏi là về các mẫu email hơn là lưu các bản sao của một bản nháp. Tôi đã chỉ cho ai đó cách thiết lập trả lời tự động và nhãn cho email doanh nghiệp mới của họ. Họ muốn một số email soạn sẵn để gửi cho khách hàng để giữ cho họ trong vòng lặp mà không bị quản trị viên sa lầy cả ngày. Câu trả lời là tạo các mẫu email.
làm thế nào để xóa tiếp tục xem trên amazon prime
Bạn có thể tạo các bản sao của chúng và giữ chúng dưới dạng bản nháp nếu muốn nhưng bạn có thể làm được nhiều việc hơn với các mẫu.
Mẫu thư điện tử
Các mẫu email là ân huệ tiết kiệm của tất cả các chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc những người nhận thấy mình nói những điều giống nhau trong các loại email giống nhau. Tôi đã sử dụng chúng kể từ khi tôi bắt đầu kinh doanh của riêng mình và chúng đã giúp tôi tiết kiệm hàng trăm giờ trong nhiều năm.
Các mẫu email cũng có thể làm cho bạn trông chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể trả lời nhanh hơn và câu đơn giản 'Cảm ơn bạn đã gửi email, một trong những nhóm của chúng tôi sẽ liên hệ trực tiếp với bạn trong vòng 24 giờ' có thể khiến khách hàng cảm thấy mình được trân trọng. Xem xét mức độ dễ dàng để thực hiện, tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng chúng.
Làm cách nào để tạo các mẫu email trong Gmail?
Gmail gọi mẫu Câu trả lời soạn trước và bạn phải bật tính năng này trước khi có thể sử dụng chúng. Sau khi hoàn tất, bạn có thể tạo bao nhiêu mẫu email tùy thích.
- Mở Gmail và đăng nhập.
- Chọn biểu tượng menu bánh răng ở trên cùng bên trái và chọn Cài đặt.
- Chọn tab Labs.
- Chuyển đổi câu trả lời soạn trước (mẫu) thành Bật.
- Chọn Lưu thay đổi ở cuối trang.
Bây giờ tính năng được kích hoạt, chúng ta có thể bắt đầu tạo các mẫu. Bạn thực hiện việc đó từ Hộp thư đến trong Gmail, đó là bước tiếp theo của chúng ta.
- Chọn Soạn email từ Hộp thư đến của bạn.
- Tạo email bạn muốn tạo như bình thường.
- Chọn mũi tên xuống màu xám ở dưới cùng bên phải của cửa sổ email.
- Chọn Câu trả lời soạn trước và Câu trả lời soạn trước mới.
- Đặt cho nó một cái tên có ý nghĩa và chọn OK để lưu.
Khi bạn đã lưu câu trả lời soạn trước của mình, bạn có thể xóa bản nháp một cách an toàn.
Khi soạn thảo câu trả lời soạn trước, bạn cần cân bằng giữa cảm xúc cá nhân với việc chung chung để không làm mất lòng bất kỳ ai. Điều đó có nghĩa là bỏ những thứ như tên và ngày tháng ra khỏi email và thay thế nó bằng thang thời gian. Hoặc bạn có thể thêm những nét cá nhân đó bằng tay trước khi gửi. Điều thứ hai là tốt hơn vì sự liên lạc cá nhân tạo ra một mối quan hệ mà bạn có thể xây dựng. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được vì vậy bạn phải sử dụng khả năng phán đoán của mình.
sims 4 cách viết bài hát
Sử dụng mẫu email của bạn
Bây giờ bạn đã tạo mẫu email hoặc câu trả lời soạn trước của mình, đã đến lúc sử dụng nó. Khi bạn nhận được cơ hội đầu tiên để sử dụng mẫu, hãy làm như sau:
- Chọn Trả lời từ trong email bạn muốn trả lời.
- Chọn mũi tên xuống màu xám ở dưới cùng bên phải của màn hình.
- Chọn Câu trả lời soạn trước và chọn câu trả lời bạn đã tạo.
- Thêm dữ liệu được cá nhân hóa để làm cho email phù hợp.
- Gửi đi.
Bạn có thể làm điều tương tự bằng cách sử dụng Soạn thư và tạo một email mới nhưng tôi thấy phương pháp trả lời nhanh hơn nhiều.
làm thế nào để kiểm tra xem tôi có bo mạch chủ nào
Sử dụng câu trả lời soạn trước của bạn làm thư trả lời tự động qua email
Tiến thêm một bước nữa về mẫu email, còn cách thiết lập phản hồi soạn trước làm phản hồi tự động cho một email đến. Bạn sẽ phải giữ cho câu trả lời soạn trước của mình chung chung nhưng đó là một cách tuyệt vời để ghi nhận các đơn đặt hàng hoặc truy vấn và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng của bạn.
- Mở Cài đặt trong Gmail và chọn tab Bộ lọc.
- Chọn liên kết văn bản Tạo Bộ lọc Mới.
- Tạo tiêu chí để kích hoạt bộ lọc. Điều này có thể là duy nhất đối với bạn, vì vậy hãy chọn một cái gì đó phù hợp.
- Chọn Tạo bộ lọc với tìm kiếm này ở dưới cùng bên phải của cửa sổ.
- Chọn Gửi câu trả lời soạn trước và chọn câu trả lời bạn muốn sử dụng.
- Chọn Tạo bộ lọc.
Giờ đây, bất cứ khi nào các tiêu chí bộ lọc được đáp ứng, Gmail sẽ tự động gửi câu trả lời soạn trước của bạn. Điều này lý tưởng cho các xác nhận hoặc cập nhật và có thể được thiết lập để kích hoạt theo nhiều cách. Tôi không thể liệt kê tất cả chúng ở đây nhưng bạn sẽ nhận ra một mẫu trong email mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ: tất cả các email gửi đến địa chỉ email ‘[email protected]’ của bạn hoặc bất kỳ email nào có chứa từ ‘Đặt hàng’. Bạn có được ý tưởng.
