Cách kiểm tra xem ai đã tải tệp xuống trong Google Drive

Sử dụng Google Drive có nhiều lợi ích. Dịch vụ lưu trữ dữ liệu miễn phí cho phép bạn lưu trữ các tệp quan trọng, chia sẻ tài liệu, hình ảnh và hơn thế nữa. Ngoài ra, nó cũng là một công cụ tuyệt vời nếu bạn thường xuyên di chuyển, vì bạn có thể tải ứng dụng xuống điện thoại thông minh của mình, nơi tất cả thông tin của bạn sẽ được lưu trữ trên đám mây.

Nếu bạn là một người dùng yêu thích Google Drive và thường chia sẻ tệp với nhiều người, thì có thể khó theo dõi chính xác ai có quyền truy cập vào chúng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá cách bạn có thể biết ai xem và tải xuống tệp Google Drive của bạn và các hành động bạn có thể làm để hạn chế điều này.

Tiếp tục đọc để khám phá thêm.

Cách xem ai đã tải xuống tệp trên Google Drive

Cho dù bạn đang sử dụng Google Drive vì lý do cá nhân hay công việc, dữ liệu của bạn không thể tải xuống trừ khi được chia sẻ hoặc ai đó có quyền truy cập vào thông tin đăng nhập cá nhân của bạn. Chia sẻ tệp thật dễ dàng khi nói đến Google Drive và việc xem có tệp nào của bạn đã bị thay đổi hay không.

Bạn có thể xem ai đã tải tệp xuống từ tài khoản Google Drive bằng một trong 2 phương pháp. Nếu bạn thanh toán cho tài khoản Google Apps Unlimited hoặc tài khoản Google Apps for Education, bạn có thể biết ai đã tải xuống các tệp. Ngoài ra, bạn có thể thêm tiện ích bổ sung và bắt đầu giám sát. Điều này sẽ chỉ hoạt động từ thời điểm bạn đã thêm tiện ích bổ sung.

Trước khi tìm hiểu cụ thể về những người đang tải xuống tệp của bạn, bạn có thể muốn bắt đầu bằng cách xem tất cả những người có quyền truy cập vào chúng. Bạn có thể lấy thông tin này bằng máy tính hoặc điện thoại thông minh của mình. Đây là các bước:

Mở tệp được đề cập.
Nhấp chuột phải hoặc chạm vào biểu tượng cho các tùy chọn và nhấn Chia sẻ.
Sau khi hoàn thành việc này, bạn sẽ thấy danh sách những người có quyền truy cập vào tệp và tài liệu của bạn.

Trước tiên, bạn có thể nhận thấy một số thay đổi trong tài liệu của mình (chỉnh sửa, nhận xét, tải lên thư mục mới, v.v.). Để có bức tranh rõ ràng về cách thức và thời điểm những thay đổi này diễn ra, bạn cần có quyền truy cập vào lịch sử của mình. Đây là cách thực hiện:

Từ PC của bạn:

Truy cập drive.google.com.
Nhấp vào Drive của tôi, nằm ở phía bên trái.
Chọn biểu tượng thông tin (một vòng tròn màu xám với chữ i màu trắng, chữ thường ở giữa) ở góc trên cùng bên phải.
Nhấn Hoạt động để truy cập mọi thay đổi gần đây.
Để cụ thể hơn, bạn có thể chọn tệp hoặc thư mục để xem thông tin chi tiết về hoạt động.
Đối với bất kỳ thay đổi nào cũ hơn, hãy cuộn ở phía bên tay phải.

Từ điện thoại hoặc máy tính bảng Android của bạn:

Bắt đầu bằng cách mở ứng dụng Google Drive.
Tìm tệp bạn muốn kiểm tra và nhấn vào dấu ba chấm.
Chọn Chi tiết rồi chọn Hoạt động.
Cuộn xuống cho đến khi bạn thấy hoạt động gần đây của mình.

Truy cập lịch sử của bạn là bước đầu tiên để xem liệu có ai đang tải xuống hoặc giả mạo tệp Google Drive của bạn hay không.

Tuy nhiên, dịch vụ không cho bạn biết ai đã truy cập vào tệp của bạn mà chỉ biết rằng họ đã bị thay đổi.

May mắn thay, có một cách để làm điều này. Bằng cách tải xuống Google Apps không giới hạn , người dùng có thể theo dõi trực tiếp mọi lượt tải xuống trên Google Drive hoặc Google Docs. Sau khi quá trình tải xuống phần mềm hoàn tất, bạn sẽ có thể truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google Apps.

Từ đây, hãy làm theo các bước sau cho máy tính và điện thoại thông minh của bạn:

Mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google Apps và nhấp vào Báo cáo.
Chọn Kiểm tra rồi chọn Lái xe.
Tại đây, bạn có thể xem tất cả các loại thông tin, bao gồm cả những thay đổi đã được thực hiện bởi người dùng nào. Nó cũng bao gồm ngày và thời gian của những thay đổi được thực hiện.
Ở bên phải của trang, bạn sẽ thấy phần Bộ lọc. Bấm, hoặc bấm vào cái này.

Khi bạn đã truy cập Bộ lọc, bạn sẽ có thể tạo bộ lọc cho bất kỳ người dùng nào đang tải xuống tệp của bạn. Trang sẽ hiển thị cho bạn tên người dùng, địa chỉ IP và ngày giờ họ tải xuống tài liệu của bạn.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn trả thêm tiền để tìm ra ai đã ở trong các tệp của bạn? Đừng lo, vì có một cách khác để truy cập thông tin này.

cách chụp màn hình mà họ không biết

Bạn có thể thêm miễn phí Orangedox ứng dụng vào Google Drive của bạn và sử dụng dịch vụ này miễn phí từ cả máy tính và điện thoại thông minh của bạn.

Nhược điểm của việc sử dụng tính năng miễn phí này là nó chỉ theo dõi hoạt động của bạn khi bạn đã tải xuống ứng dụng. Bất cứ điều gì trước khi điều này không thể được nhìn thấy.

Nếu bạn mới sử dụng Google Drive và muốn đề phòng bằng cách theo dõi bất kỳ hoạt động nào trong tương lai (bao gồm cả những người đang tải xuống tệp của bạn), chúng tôi khuyên bạn nên tải xuống ứng dụng này ngay khi bạn bắt đầu sử dụng Google Drive.

Dưới đây là cách theo dõi các tệp và tài liệu Google của bạn sau khi bạn đã tải xuống ứng dụng.

Truy cập trang web chính thức và nhấp vào Bắt đầu miễn phí.
Đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn để đồng bộ hóa các tệp Google Drive của bạn với Orangedox mà bạn không cần phải tải lên bất kỳ thứ gì.
Ở phía bên trái của màn hình, chọn Chia sẻ liên kết, sau đó nhấp vào Bắt đầu để cho phép bạn chia sẻ trực tiếp từ Google Drive của mình.
Chọn tài liệu bạn muốn chia sẻ. Tại thời điểm này, bạn cũng sẽ được cung cấp tùy chọn thêm mật khẩu để tăng cường bảo mật.
Nhấp vào Kết thúc.
Trong Nhãn tham chiếu, nhập nơi bạn muốn chia sẻ tệp của mình (ví dụ: Chia sẻ trên trang web) và một liên kết duy nhất sẽ được cung cấp cho tài liệu được chia sẻ của bạn.
Để xem ai đã truy cập tệp của bạn, hãy quay lại Orangedox và nhấp vào Xuất bản.
Ở đây bạn sẽ thấy hai tùy chọn xem. Một cho Đã xem và một cho Đã tạo. Trong Đã xem, bạn sẽ có thể xem ai đã xem và tải xuống các trang của mình.

Đừng để điều đó (Google) làm bạn phát điên

Việc các tệp của bạn bị giả mạo hoặc tải xuống mà bạn không biết có thể là nguyên nhân gây ra nhiều bất tiện. Biết cách khắc phục sự cố là rất quan trọng trong một số trường hợp, đặc biệt nếu các thư mục công việc quan trọng đang bị thay đổi.

Nếu bạn mới sử dụng Google Drive, việc đề phòng bằng cách thêm các ứng dụng như Orangedox vào thiết bị của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức (và tiền bạc) về lâu dài. Trong khi đó, nếu bạn đã sử dụng hệ thống được một thời gian, thì việc đầu tư vào các ứng dụng phù hợp để đưa bạn trở lại đúng hướng có thể đáng giá.

Bạn đã bao giờ trở thành nạn nhân của việc các tệp Google Drive của bạn được tải xuống mà không có sự đồng ý của bạn chưa? Bạn đã sử dụng phương pháp nào để giải quyết vấn đề này? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến dưới đây.