Bạn có biết trang tính Excel của mình có thể có tới 1.048.576 hàng không? Đúng rồi. Bây giờ hãy tưởng tượng việc gán số cho mỗi hàng này theo cách thủ công. Không nghi ngờ gì nữa, đây là một trong những nhiệm vụ có thể gây khó chịu và tốn thời gian. Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể mắc sai lầm và lặp lại các con số, một tình huống có thể làm phức tạp việc phân tích dữ liệu và có khả năng dẫn đến sai sót trong tính toán của bạn. Và không gì đáng xấu hổ hơn việc trình bày một tài liệu được tổ chức kém hoặc có nhiều lỗi.
cách xóa đã xem gần đây trên amazon fire tv
Nó có thể khiến bạn trông thiếu chuẩn bị và thiếu chuyên nghiệp.
Điều tốt là Excel có thể làm tất cả công việc khó khăn cho bạn. Bạn có thể ra lệnh cho nó tự động điền số hàng và giúp bạn làm việc trên tài liệu của mình với tốc độ nhanh hơn nhiều.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tự động đánh số hàng trong Excel.
Cách tự động đánh số hàng trong Excel
Để phát triển một trang tính hoặc sổ làm việc Excel xuất sắc, việc nhập dữ liệu của bạn theo cách có tổ chức tốt là điều bắt buộc. Bạn muốn mỗi hàng có một số nhận dạng duy nhất giúp bạn chọn ra các hàng cụ thể để phân tích hoặc trình bày cho khán giả.
Đánh số hàng là cách tốt nhất để tạo số nhận dạng duy nhất.
Nếu tài liệu của bạn không quá lớn, bạn có thể gán số theo cách thủ công chỉ với một vài thao tác trên bàn phím. Nhưng đó không phải là một lựa chọn nếu trang tính của bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng. Việc đánh số từng hàng theo cách thủ công sẽ lãng phí thời gian quý báu có thể được sử dụng để xử lý các bit kỹ thuật hơn trên trang tính của bạn.
May mắn thay, Excel đi kèm với một số công cụ được thiết kế để giúp bạn gán số tự động. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn và tạo ra một tài liệu được sắp xếp hợp lý, không chỉ chính xác mà còn dễ nhìn.
Hãy xem cách hoạt động của từng công cụ này.
Sử dụng Fill Handle
Excel Fill Handle - còn được gọi là Drag Fill Handle - là một nút mũi tên nhỏ xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái của một ô đang hoạt động. Nó được sử dụng để tự động điền vào một dải ô trong một cột dựa trên thông tin có trong các hàng trước đó.
Điều khiển điền hoạt động bằng cách xác định một mẫu và sau đó làm theo nó.
Dưới đây là cách tự động đánh số hàng trong Excel bằng cách sử dụng chốt điền:
- Mở trang tính Excel của bạn.
- Nhập giá trị đầu tiên (1) vào ô đầu tiên trong cột mong muốn.
- Nhập giá trị thứ hai (2) vào ô ngay bên dưới giá trị đầu tiên.
- Chọn cả hai ô.
- Nhấn và giữ vào chốt điền nằm ở góc dưới cùng bên phải của ô dưới.
- Nhẹ nhàng kéo tay cầm xuống cho đến khi bạn đã chọn tất cả các hàng mà bạn muốn gán số
- Khi bạn đến hàng quan tâm cuối cùng, hãy thả chuột ra.
Sau các bước này, Excel sẽ điền vào tất cả các ô trong cột đã chọn bằng số sê-ri - từ 1 xuống bất kỳ số nào bạn muốn.
Sử dụng chức năng ROW
Chức năng điều khiển điền và chuỗi đơn giản để thực thi, nhưng chúng không thành công trong một lĩnh vực quan trọng: tự động cập nhật số khi bạn thêm một số hàng vào trang tính của mình hoặc thậm chí xóa một số hàng.
Ví dụ: nếu bạn chèn một hàng mới vào giữa hàng 3 và 4, hàng mới sẽ không được đánh số. Bạn sẽ phải định dạng toàn bộ cột và thực hiện một trong hai lệnh sau đó.
Nhập chức năng ROW và sự cố sẽ biến mất!
Với chức năng hàng, bạn có thể chỉ định các số tự động cập nhật khi một số hàng bị xóa hoặc các hàng mới được chèn vào.
Dưới đây là cách sử dụng hàm:
- Bấm vào ô đầu tiên nơi bắt đầu đánh số tự động.
- Nhập công thức sau vào ô:
=ROW(A2) - 1
Trong khi ở đó, hãy nhớ thay thế hàng tham chiếu cho phù hợp. Chúng tôi đã giả định rằng hàng tham chiếu của chúng tôi là A2 ở đây, nhưng nó có thể là bất kỳ hàng nào khác trong tệp của bạn. Tùy thuộc vào vị trí bạn muốn số hàng của mình xuất hiện, nó có thể là A3, B2 hoặc thậm chí C5.
Nếu ô đầu tiên được đánh số là A3, công thức sẽ chuyển thành=ROW(A3) - 2. Nếu là C5, công thức sẽ sử dụng là=ROW(C5)- 4 - Khi một số đã được chỉ định cho ô đã chọn, hãy di con trỏ qua tay cầm kéo ở góc dưới cùng bên trái và kéo nó xuống ô cuối cùng trong chuỗi của bạn.
Cách tự động đánh số hàng trong Excel mà không cần kéo
Kéo chốt điền xuống cho đến khi bạn đã chọn tất cả các hàng mà bạn muốn gán số hoạt động hoàn hảo cho các tệp Excel nhỏ chỉ có một vài hàng. Nếu tệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng, việc kéo có thể hơi mệt mỏi và tốn thời gian.
May mắn thay, Excel cung cấp một cách tự động đánh số các hàng của bạn mà không cần sử dụng nút kéo: hàm điền chuỗi.
Hàm chuỗi điền trong Excel được sử dụng để tạo các giá trị tuần tự trong một phạm vi ô được chỉ định. Không giống như chức năng điều khiển điền, chức năng này cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn. Nó cho bạn cơ hội chỉ định giá trị đầu tiên (không cần phải là 1), giá trị bước, cũng như giá trị cuối cùng (dừng).
đồng hồ cát có nghĩa là gì trên snapchat
Ví dụ: giả sử giá trị bắt đầu, bước và giá trị dừng của bạn lần lượt là 1, 1 và 10. Trong trường hợp này, tính năng chuỗi điền sẽ tự động điền 10 hàng trong cột đã chọn, bắt đầu với 1 ở ô đầu tiên, 2 ở ô thứ hai, đến 10 ở ô cuối cùng.
Dưới đây là cách tự động điền số hàng trong Excel bằng cách sử dụng hàm điền chuỗi:
- Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn gán một số.
- Nhập giá trị đầu tiên, chẳng hạn 10, vào ô đầu tiên.
- Nhấp vào Trang chủ ở đầu trang tính của bạn.
- Nhấp vào Điền và sau đó chọn Chuỗi từ trình đơn thả xuống. Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại nổi ở giữa trang tính của bạn.
- Trong hộp thoại, chọn 'Cột' từ phần 'Chuỗi trong'.
- Tại thời điểm này, hãy nhập giá trị bước (1 theo mặc định) và sau đó nhập giá trị dừng vào các khoảng trống được cung cấp.
- Nhấp vào Ok
Et thì đấy! Tất cả các ô trong cột đã chọn bây giờ sẽ có số thứ tự duy nhất và liên tiếp để dễ dàng xác định.
Làm thế nào để đánh số tự động các hàng được lọc trong Excel
Bộ lọc là một chức năng cho phép bạn sàng lọc (hoặc cắt) dữ liệu của mình dựa trên các tiêu chí. Nó sẽ cho phép bạn chọn một số phần nhất định của trang tính và Excel chỉ hiển thị những ô đó.
Ví dụ: nếu bạn có nhiều dữ liệu lặp lại, bạn có thể dễ dàng lọc ra tất cả các hàng đó và chỉ để lại những gì bạn cần. Chỉ những hàng chưa được lọc sẽ được hiển thị trên màn hình vào bất kỳ thời điểm nào.
Khi trình bày dữ liệu, tính năng lọc cho phép bạn chia sẻ những gì khán giả cần mà không cần cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc. Tình huống này có thể gây nhầm lẫn và phức tạp cho việc phân tích dữ liệu.
Ngay cả khi bạn đã lọc dữ liệu của mình, bạn vẫn có thể thêm số hàng vào trang tính của mình.
Đây là cách thực hiện.
- Lọc dữ liệu của bạn.
- Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn gán một số, sau đó nhập công thức sau:
=SUBTOTAL(3,$B:B2)
Đối số đầu tiên, 3, hướng dẫn Excel đếm các số trong phạm vi.
Đối số thứ hai, $ B $ 2: B2, chỉ đơn giản là phạm vi ô bạn muốn đếm. - Lấy chốt điền (+) ở góc dưới cùng bên phải của ô và kéo nó xuống dưới để điền tất cả các ô khác trong phạm vi đã chỉ định.
Ở lại tổ chức
Excel là một công cụ hữu ích để quản lý dữ liệu và thực hiện tất cả các loại tính toán. Nhưng không phải lúc nào nó cũng khiến cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng. Một công việc có thể tốn thời gian và gây khó chịu là gán số cho các hàng.
May mắn thay, có một số công cụ giúp bạn gán số tự động. Đây có thể là một cách chắc chắn để tạo một tệp được tổ chức tốt và dễ đọc.
Bạn đã thử thực hiện bất kỳ hàm đánh số nào trong Excel được mô tả trong bài viết này chưa? Nó đã hoạt động?
Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.
làm cách nào để biến một tài liệu word thành một jpeg
