Google Tài liệu là một công cụ tuyệt vời để cộng tác vì nó cho phép nhiều người chỉnh sửa và làm việc trên một tài liệu cùng một lúc mà không bị mất dấu xem ai đang làm gì.
Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn sử dụng Google Tài liệu, việc biết ai trong nhóm đã xem tài liệu nào và khi nào có thể là thông tin hữu ích. Từ việc đảm bảo mọi người đọc bản nháp, các điều khoản và điều kiện, bản đệ trình, chính sách và thủ tục mới nhất của bạn hoặc một số tài liệu quan trọng khác, có thể biết ai đã làm gì và khi nào là điều cần thiết.
Cho đến gần đây, bạn không thể biết ai đã xem Google Tài liệu của bạn. Bạn có thể thấy ai đã chỉnh sửa nó, nhưng không phải ai chỉ đọc nó. Nếu họ không lưu, chỉnh sửa hoặc để lại nhận xét, bạn sẽ không biết liệu một người cụ thể có đọc phiên bản mới nhất của tài liệu hay không.
cách kết nối màn hình với máy tính xách tay và sử dụng cả hai màn hình
Ngoài ra, vì bạn có thể chia sẻ Google Tài liệu với quyền chỉ đọc, bạn có thể chia sẻ tài liệu với một số người với mục đích họ xem xét tài liệu nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Các phiên bản hiện tại của Google Tài liệu cho phép bạn định cấu hình cài đặt để bạn có thể biết ai đã xem Google Tài liệu của bạn. Hãy xem cách bạn có thể tự làm điều này.
Trình theo dõi hoạt động của G Suite
G Suite thường được sử dụng bởi các tổ chức mà sự cộng tác là rất cần thiết. Nếu thường xuyên sử dụng G Suite để cộng tác với những người khác, bạn có thể sử dụng Trình theo dõi hoạt động để xem lịch sử xem của bất kỳ tệp Google Tài liệu nào.
Làm theo các bước sau để làm như vậy:
- Mở tệp Google Tài liệu
- Nhấp vào xu hướng tăng biểu tượng mũi tên ở phía trên bên phải hoặc chuyển đến Công cụ menu kéo xuống
- Mở Giám sát hoạt động
- Bấm vào Tất cả người xem cho tab tổ chức của bạn
Quá trình này sẽ cho phép bạn theo dõi các lượt xem trong tài liệu, bao gồm cả ngày và giờ của lượt xem cuối cùng cho mỗi người xem.
Nếu bạn không thấy tùy chọn Giám sát hoạt động trong Google Tài liệu của mình, điều đó có nghĩa là bạn đã đăng nhập vào phiên bản Google Tài liệu miễn phí hoặc tài khoản cá nhân chứ không phải phiên bản G Suite.
Xu hướng người xem và nhận xét
Ngoài việc xem ai đã xem Google Tài liệu của bạn, Trình theo dõi hoạt động cũng cho phép bạn xem xu hướng khi mọi người đã xem hoặc nhận xét về tài liệu của bạn.
Xu hướng người xem: Hiển thị cho bạn biểu đồ thanh về số lượng người xem duy nhất trong bất kỳ khoảng thời gian nào bạn chọn từ 7 ngày đến mọi lúc.
Xu hướng nhận xét: Hiển thị cho bạn biểu đồ thanh về xu hướng nhận xét trong bất kỳ khoảng thời gian nào từ 7 ngày đến mọi lúc.
Tắt Lịch sử Xem trong Google Tài liệu
Nếu vì bất kỳ lý do gì bạn muốn tắt lịch sử xem của tài liệu, bạn cũng có thể làm điều đó bằng cách làm theo các bước nhanh sau:
làm thế nào để được gợi ý trên instagram
- Mở Google Tài liệu
- Nhấp vào xu hướng tăng mũi tên ở phía trên bên phải của tài liệu của bạn hoặc đi tới Công cụ từ menu kéo xuống
- Mở Giám sát hoạt động
- Trong Cài đặt tài liệu, chuyển đổi Hiển thị lịch sử xem của tôi cho tài liệu này tắt
Tùy chọn này cũng có sẵn trong phiên bản Google Tài liệu cá nhân hoặc miễn phí. Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu nhưng không muốn cộng tác viên của mình biết cho đến khi bạn sẵn sàng chia sẻ các bản sửa đổi cuối cùng của mình, bạn có thể tắt lịch sử xem của mình.
Bắt đầu bằng cách mở Google Tài liệu và nhấp vào Cài đặt .
Menu Cài đặt cho phép bạn tắt lịch sử xem của mình bằng cài đặt Trang tổng quan hoạt động. Khi bạn đã chuyển nó sang vị trí tắt, hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi.
Cách xem ai đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu Google của bạn
Kiểm soát phiên bản là rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn làm việc trong một ngành được quản lý. Kiểm soát phiên bản là điều mà Google Tài liệu đã làm tốt trong một thời gian. Tài liệu sẽ hiển thị ai đã chỉnh sửa, lưu hoặc chia sẻ tài liệu đó. Điều này thực sự không chỉ hoạt động với G Suite mà còn với Google Tài liệu cá nhân.
Nếu bạn quan tâm đến việc kiểm soát phiên bản hoặc muốn đảm bảo rằng không ai đã thực hiện các thay đổi mà họ không nên thực hiện mà không khóa tệp, bạn có thể tìm hiểu bằng cách làm theo các bước sau:
- Mở Google Tài liệu bạn muốn theo dõi
- Lựa chọn Tập tin và Lịch sử phiên bản
- Lựa chọn Xem Lịch sử Phiên bản
Một cửa sổ sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình của bạn hiển thị mọi thao tác lưu và chỉnh sửa cho tài liệu được đề cập. Tùy thuộc vào cách bạn thiết lập G Suite hoặc Google Documents, bạn cũng có thể xem dữ liệu này bằng cách chọn liên kết 'Lần chỉnh sửa cuối cùng là…' ở đầu tài liệu. Nó sẽ đưa bạn đến chính xác cùng một nơi.
Trong cửa sổ đó, bạn cũng sẽ có tùy chọn để xem phiên bản trước của tài liệu trước khi thực hiện chỉnh sửa.
Điều này là cần thiết cho việc kiểm soát phiên bản vì bạn có một dấu vết kiểm tra về những thay đổi đã được thực hiện, chúng được thực hiện khi nào và bởi ai. Nó cũng hữu ích nếu bạn đã thực hiện một số thay đổi, ngủ trên đó, thay đổi ý định và muốn khôi phục chúng.
Cách xem ai đã chia sẻ tài liệu Google của bạn
Bạn cũng có thể xem ai đã chia sẻ Google Tài liệu của bạn và khi nào. Bạn cũng có thể xem cài đặt chia sẻ để có thể kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu của mình tốt hơn.
cách xóa bot khỏi csgo
- Đi đến drive.google.com
- Bấm vào Ổ đĩa của tôi bên trái
- Nhấp vào nhỏ Tôi nút ở góc trên bên phải
- Nhấp chuột Hoạt động
- Nhấp vào từng tệp hoặc thư mục riêng lẻ hoặc xem lại thanh cuộn ở bên phải màn hình. Điều này sẽ cho bạn biết ai đã chia sẻ tài liệu của bạn.
Bạn cũng có thể kiểm tra từ bên trong tài liệu bằng cách chọn Chia sẻ. Tên của các cá nhân sẽ xuất hiện trong cửa sổ bật lên. Nếu có nhiều người, hãy chọn một tên và danh sách tất cả các tên sẽ xuất hiện.
Lời kết
Khả năng xác định ai đã xem, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu của bạn bị hạn chế nếu bạn không có quyền truy cập vào tài khoản G Suite; tuy nhiên, vẫn có những cách để có được một số thông tin cơ bản.
Bằng cách làm theo các bước được cung cấp trong hướng dẫn này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng xem ai đã xem, chỉnh sửa, thay đổi tài liệu Google Docs của bạn theo bất kỳ cách nào.
