Dấu hiệu chỉnh sửa là một công cụ cực kỳ hữu ích để cộng tác với các biên tập viên. Các tính năng chỉnh sửa của Word cho phép bạn xem những thay đổi mà trình soạn thảo của bạn đã thực hiện so với tài liệu gốc. Bằng cách này, người biên tập hoặc người hiệu đính của bạn không cần phải nhớ tất cả các vấn đề mà họ tìm thấy trong tài liệu gốc hoặc ghi lại toàn bộ danh sách nhận xét bên dưới văn bản của bạn. Thay vào đó, chúng có thể hoạt động trong tài liệu bạn đã tạo.
Các tính năng hiệu đính cũng có thể được sử dụng cho các mục đích khác.
Sử dụng Công cụ hiệu đính
Ngay cả khi bạn không cộng tác với người biên tập hoặc người hiệu đính, bạn có thể sử dụng các dấu hiệu chỉnh sửa một cách sáng tạo. Bạn có thể ghi nhanh các ý tưởng thay thế cho các đoạn văn, đoạn văn, câu hoặc từ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các nhận xét làm ghi chú về các đoạn hoặc câu nhất định, điều này rất tốt cho các bài phát biểu và thuyết trình. Về cơ bản, bạn có thể sử dụng các tính năng chỉnh sửa của MS Word theo nhiều cách sáng tạo.
Xóa dấu hiệu chỉnh sửa
Có hai loại nhãn hiệu chỉnh sửa: Theo dõi Thay đổi và Nhận xét. Chúng là những bổ sung hữu ích cho cả hộp công cụ của người viết và người biên tập. Trong trường hợp các thay đổi được theo dõi có thể được chấp nhận hoặc bị từ chối, các nhận xét chỉ có thể bị xóa (giải quyết).
Các thay đổi được theo dõi
Cách tốt nhất để mô tả công cụ Theo dõi Thay đổi là với một ví dụ. Giả sử rằng bạn đang thực hiện một dự án viết với một biên tập viên. Sau khi bạn đã gửi dự án đã viết để chỉnh sửa, họ có thể dễ dàng đề xuất các thay đổi mà bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ tiện dụng này khi trình soạn thảo của bạn đã hướng dẫn bạn thay đổi điều gì đó trong một dự án đã viết. Sau đó, bạn sẽ gửi cho họ bản sao đã chỉnh sửa của tài liệu gốc để họ xem xét và chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi bạn đã thực hiện.
Kích hoạt các thay đổi được theo dõi rất dễ dàng. Chỉ cần điều hướng đến Ôn tập trong MS Word và nhấp vào Theo dõi các thay đổi cái nút. Bạn có thể xóa dấu hiệu chỉnh sửa theo hai cách.
cách tạo danh sách mong muốn trên amazon
Khi bạn đã nhận được phiên bản tài liệu có chứa các thay đổi được theo dõi, chỉ cần tìm Chấp nhận nút trong Ôn tập chuyển hướng. Trước khi bạn nhấp vào nó, hãy chọn thay đổi cụ thể mà bạn muốn chấp nhận. Bây giờ, hãy nhấp vào Chấp nhận và điều này sẽ xóa phiên bản gốc và thay thế bằng phiên bản mới.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Từ chối nút loại bỏ các thay đổi và khôi phục phiên bản gốc của văn bản. Tất nhiên, Word sẽ áp dụng định dạng thông thường cho tất cả các thay đổi được chấp nhận. Các thay đổi bị từ chối sẽ chỉ bị xóa khỏi tài liệu.
Bằng cách này, bạn có thể giữ mọi thứ ngăn nắp và gọn gàng, điều này rất quan trọng nếu bạn đang thực hiện một dự án với người khác.
Bình luận
Mặt khác, bình luận hoạt động theo một cách hoàn toàn khác. Mặc dù các nhận xét cũng đánh dấu văn bản đã chọn, nhưng không có thay đổi nào được thực hiện đối với văn bản đó. Khi bạn đã chọn một đoạn văn, hãy điều hướng đến Ôn tập tab trong Word và nhấp vào Bình luận mới . Thao tác này sẽ thêm nhận xét vào bên phải của tài liệu. Bạn có thể viết bất cứ thứ gì bạn muốn ở đây và nó sẽ không ảnh hưởng đến văn bản chính của bạn.
Có hai cách để xóa một bình luận. Đầu tiên là sử dụng Xóa nhận xét lệnh, có thể truy cập từ Ôn tập hoặc từ menu chuột phải. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã chọn đoạn văn đã nhận xét trước. Một cách khác để xóa nhận xét là xóa hoàn toàn đoạn đã nhận xét. Chỉ cần chọn nó và nhấn Backspace hoặc là Xóa bỏ trên bàn phím của bạn và đoạn văn cùng với nhận xét sẽ biến mất.
Xóa dấu hiệu hiệu đính
Đánh dấu hiệu đính thường bị nhầm lẫn với công cụ Theo dõi Thay đổi, nhưng để nhận ra sự khác biệt giữa hai dấu hiệu này, trước tiên bạn cần tìm hiểu sự khác biệt giữa hiệu chỉnh và hiệu đính. Trong đó hiệu đính chỉ đơn giản là đánh giá cuối cùng của một văn bản, chỉnh sửa là để cải thiện văn bản. Hiệu đính thường xoay quanh ngữ pháp và định dạng, trong khi chỉnh sửa có thể liên quan đến nhiều phiên qua lại giữa người biên tập và người viết.
Do đó, các tùy chọn Theo dõi Thay đổi và Nhận xét là rất cần thiết đối với các biên tập viên. Mặt khác, người hiệu đính không giải quyết nhiều đề xuất và nhận xét; họ cung cấp cho văn bản một sự đánh bóng cuối cùng, một nhiệm vụ bao gồm người viết ở một mức độ thấp hơn. Tuy nhiên, đúng là các biên tập viên cũng thường làm công việc hiệu đính.
Hiệu đính
Các dấu hiệu sửa lỗi bao gồm sửa lỗi ngữ pháp và chính tả, cũng như các đề xuất và dấu định dạng. Để truy cập các tùy chọn sửa ngữ pháp và chính tả, hãy điều hướng đến Tập tin tab, nhấp vào Tùy chọn và chọn Hiệu đính trong cửa sổ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể cá nhân hóa các tùy chọn soát lỗi của mình hoặc đơn giản là vô hiệu hóa chúng hoàn toàn.
Bạn có thể nghĩ rằng hiệu đính chỉ liên quan đến chính tả và ngữ pháp, nhưng có một mặt ít rõ ràng hơn của điều này. Một trong những nhiệm vụ thiết yếu của người hiệu đính là đảm bảo định dạng văn bản và tài liệu phù hợp. Để làm điều này, người hiệu đính có thể sử dụng các dấu định dạng. Khi được bật, các mục này hiển thị rõ ràng nơi mà dấu cách, dấu gạch nối, đoạn văn và các mục văn bản khác đã được sử dụng.
Bằng cách điều hướng đến Tập tin , Tùy chọn , và sau đó chọn Trưng bày tab trong cửa sổ bật lên, bạn có thể tắt - hoặc bật - các tùy chọn sau: ký tự tab, dấu cách, dấu đoạn, văn bản ẩn, dấu gạch nối tùy chọn và neo đối tượng. Những công cụ này rất cần thiết cho các tác vụ hiệu đính.
Loại bỏ các dấu hiệu
Xóa các dấu hiệu chỉnh sửa và hiệu đính không có nghĩa là chỉ xóa chúng. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được thực hiện trong chế độ Theo dõi Thay đổi và, ví dụ: tắt các công cụ hiệu đính.
Bạn sử dụng công cụ nào trong số những công cụ này? Bạn đã thử tất cả chúng chưa? Vui lòng nhấn vào phần nhận xét bên dưới và cho chúng tôi biết cách bạn sử dụng các công cụ chỉnh sửa của Word.
