Chúng tôi đã đã nhìn những khó khăn khi sử dụng ứng dụng bảng tính như Excel để lưu trữ danh sách dữ liệu. Cách tiếp cận này thoạt đầu có vẻ là giải pháp tốt nhất, nhưng bạn có thể gặp vấn đề khi chia sẻ dữ liệu đó với nhiều người dùng, xác thực nội dung hoặc thậm chí điều hướng dữ liệu của bạn. Tại sao? Bởi vì bạn đang sử dụng một công cụ không được thiết kế để thực hiện công việc.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét một trường hợp tưởng tượng (nhưng điển hình) của một doanh nghiệp sử dụng danh sách dựa trên bảng tính và xem xét cách thức này có thể được chuyển đổi thành ứng dụng cơ sở dữ liệu để khắc phục những vấn đề như vậy.
Làm thế nào sổ bài tập vượt ra khỏi tầm tay
Danh sách của chúng tôi bắt đầu như một bản ghi đơn giản về các dự án đã thực hiện cho khách hàng. Khi công ty phát triển, số lượng khách hàng cũng vậy, với tên và chi tiết liên hệ được thêm vào sổ làm việc. Ngoài ra, cần có cách nào đó để ghi lại những gì các thành viên khác nhau của nhân viên đang làm trong các dự án này, do đó, nhiều dữ liệu hơn nữa đã được thêm vào sổ làm việc này.
Tại thời điểm này, cách tiếp cận bảng tính trở nên không khả thi: có quá nhiều người cố gắng cập nhật nó, thường xuyên cùng một lúc. Công ty đã cố gắng thiết lập rota để mọi người thay phiên nhau cập nhật sổ làm việc, nhưng điều này có nghĩa là một số tác vụ đã bị lãng quên trước khi chúng được ghi lại.
Cuối cùng, mọi người lập sổ làm việc riêng để tiện theo dõi công việc, thỉnh thoảng cuối tuần nhớ chép dữ liệu vào sổ làm việc chính. Các nhân viên đã phát triển tốc ký của riêng họ cho những cuốn sách này, và một số đã thay đổi định dạng và thứ tự của các cột để phù hợp với cách làm việc của họ. Sao chép dữ liệu này vào sổ làm việc chính dẫn đến một mớ hỗn độn khủng khiếp.
Đây có thể là một ví dụ giả tạo, nhưng tôi thực sự đã thấy tất cả những cách làm này trong đời thực. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số vấn đề mà phương pháp làm việc này đặt ra.
Nhiều vấn đề
Bạn có thể xem trang đầu tiên của bảng tính tưởng tượng của chúng tôi. Cột đầu tiên nêu chi tiết tên của dự án mà mỗi mục nhập đề cập đến. Tuy nhiên, một số trong số những tên này dài, vì vậy nhân viên có thể bị dụ sử dụng từ viết tắt; kết quả là lỗi chính tả đã len lỏi vào. Điều này gây khó khăn cho việc ràng buộc nhiệm vụ nào thuộc về dự án nào. Giải pháp không khó: bạn có thể chọn một tên ngắn cho mỗi dự án mà mọi người đồng ý hoặc cung cấp cho mỗi dự án một số ID và tự động dịch tên dự án này sang tên dự án.
Có một vấn đề tương tự với cột Đã bắt đầu. Một số ô chứa ngày tháng, nhưng những ô khác chỉ ghi một tháng - và một hoặc hai bản ghi chỉ ghi Có. Excel hỗ trợ xác thực dữ liệu, vì vậy có thể đảm bảo rằng các ô cụ thể luôn chứa dữ liệu thuộc một loại cụ thể - nhưng khi một bảng tính được phát triển theo kiểu đặc biệt, bảng tính này hiếm khi được sử dụng.
Tại thời điểm này, cách tiếp cận bảng tính trở nên không khả thi: có quá nhiều người cố gắng cập nhật nó
Bạn sẽ không gặp sự cố này trong ứng dụng cơ sở dữ liệu, vì kiểu dữ liệu của trường sẽ được sửa ngay từ đầu. Nếu bạn không biết chính xác ngày bắt đầu công việc, bạn có thể sử dụng ngày đầu tiên của tháng hoặc ngày 1 tháng 1 nếu bạn chỉ biết năm. Nếu dự án chưa được bắt đầu, bạn có thể để trống trường - điều kiện cơ sở dữ liệu là NULL. Nếu bạn biết dự án đã được bắt đầu nhưng không biết khi nào, bạn có thể sử dụng một ngày mà dữ liệu của bạn thường là không thể, chẳng hạn như 1/1/1900. Ngay lập tức, việc sắp xếp các dự án trở nên dễ dàng và có được cái nhìn tổng quan về hoạt động theo trình tự thời gian.
Một thách thức tinh tế hơn được trình bày bởi cột có nhãn Khách hàng. Các mục nhập trong cột này không được liên kết với bất kỳ thứ gì khác trong sổ làm việc, nhưng có danh sách Khách hàng trên Trang tính 1, có thể là những gì nó đề cập đến. Lưu trữ nhiều danh sách các mục giống nhau, được gọi bằng các tên khác nhau, là điều khó hiểu. Bạn cần làm rõ việc đặt tên và đặt tên rõ ràng cho thực thể này: họ là khách hàng hay khách hàng?
Cột Trạng thái là một cột khác mà không có xác thực, vì vậy mọi người lại chọn viết bất cứ thứ gì họ muốn. Sẽ tốt hơn nếu thiết lập một danh sách ngắn gồm tất cả các giá trị cho phép.
Trang thứ hai - Trang 1 - cũng có vấn đề như vậy. Đầu tiên, tên trang tính không mang tính mô tả. Những gì nó thực sự chứa là một danh sách Khách hàng đứng đầu, nhưng nó không được định dạng như một bảng trong Excel: địa chỉ nằm trong một trường, điều này hạn chế khả năng bạn sử dụng các công cụ tích hợp của Excel để tìm kiếm hoặc sắp xếp nó. Ví dụ: bạn có thể lọc các địa chỉ có Cardiff, nhưng kết quả cũng sẽ bao gồm các địa chỉ trên Đường Cardiff ở Newport.
Khi nói đến địa chỉ, cách tốt nhất là sử dụng các trường riêng biệt cho mã bưu điện, quận, thành phố và đường phố (mặc dù thông tin quận là tùy chọn đối với các địa chỉ ở Vương quốc Anh - vui lòng xem Không có quận nào, chúng tôi là người Anh). Đường phố phải chứa mọi thứ không có trong các phần khác của địa chỉ.
Có một trường Liên hệ, trường này cũng đưa ra các vấn đề. Khi chúng tôi có một số địa chỉ liên hệ trong một doanh nghiệp khách hàng duy nhất, tên của họ đều được gộp chung vào trường này, với số điện thoại và địa chỉ email của họ được đặt tương tự vào các trường khác. Việc tách những tên này ra sẽ rất khó khăn - đặc biệt nếu có ba tên trong trường Liên hệ nhưng chỉ có hai số điện thoại.
Cột cuối cùng trong trang này có đầu là Liên hệ cuối cùng: nhân viên phải cập nhật cột này mỗi khi họ liên hệ với khách hàng. Vì thông tin này là một điều bổ sung để nhân viên ghi nhớ và không có gì đảm bảo họ sẽ - đặc biệt là vì thông tin này được giấu kín trên trang thứ hai - nó không đáng tin cậy. Đây thực sự là thứ mà máy tính sẽ tự động theo dõi.
Cuối cùng, chúng ta đến với trang Nhiệm vụ, trong đó trình bày chi tiết các nhiệm vụ và nhận xét cho từng công nhân. Các cột này không được đặt tên nhất quán và không chứa các cột giống nhau theo cùng một thứ tự. Mặc dù người dùng cá nhân nhập dữ liệu của họ trên trang tính của họ là hợp lý, nhưng sự thiếu chặt chẽ khiến việc đối chiếu và phân tích dữ liệu trở nên khó khăn. Ví dụ, khi một người quản lý muốn xem công việc đã được thực hiện trên mỗi dự án, tất cả các nhiệm vụ phải được sao chép bằng tay từ các trang tính riêng lẻ vào một danh sách trước khi chúng có thể được sắp xếp và báo cáo.
Xây dựng cơ sở dữ liệu của bạn
Việc sắp xếp các vấn đề này sẽ mất một số công việc, có thể là vài ngày. Vì người dùng có thể sẽ phải tiếp tục sử dụng hệ thống cũ trong khi chúng tôi đang xây dựng hệ thống mới, tốt nhất nên tạo một bản sao của các sổ làm việc hiện có để làm việc. Điều này có nghĩa là chúng tôi muốn ghi lại mọi bước trong quá trình chuyển đổi dữ liệu, vì vậy chúng tôi có thể nhanh chóng thực hiện lại khi đến thời điểm chuyển sang hệ thống mới.
Điều đầu tiên bạn cần làm là làm sạch dữ liệu trong sổ làm việc Excel của bạn. Sử dụng Tìm & Thay thế có thể hữu ích và bạn nên xóa bất kỳ cột hoặc hàng nào không chứa dữ liệu (ngoại trừ hàng tiêu đề cột phải được giữ lại). Thêm một cột ID vào mỗi trang tính, trong cột A và điền nó bằng các số tăng dần bằng cách gõ 1 vào ô đầu tiên, chọn xuống cuối dữ liệu (Shift + End, Down) rồi sử dụng lệnh Điền xuống (Ctrl + D ). Tạo danh sách chính tên dự án và bất cứ nơi nào tên dự án được ghi lại, hãy sử dụng hàm VLookup () để xác nhận số ID chính của nó; nếu không có số, có nghĩa là dữ liệu của bạn không nhất quán.
Khi dữ liệu của bạn đã sạch, đã đến lúc thiết kế một cơ sở dữ liệu mới để lưu giữ dữ liệu đó. Chúng tôi sẽ sử dụng Access 2013, vì trong ví dụ lý thuyết của chúng tôi, nó có sẵn cho tất cả người dùng thông qua đăng ký Office 365 của chúng tôi. Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu Access mới, bạn có thể chọn tạo cơ sở dữ liệu đó dưới dạng Access Web App hoặc Access Desktop Database. Ứng dụng Web có giao diện đơn giản hóa và chỉ có thể được sử dụng nếu bạn có Office 365 với SharePoint Online hoặc SharePoint Server 2013 với Access Services và SQL Server 2012. Chúng tôi sẽ sử dụng Cơ sở dữ liệu máy tính để bàn truyền thống, vì nó cung cấp nhiều tùy chọn hơn và kiểm soát tốt hơn đối với Kinh nghiệm người dùng.
Chọn để tạo Cơ sở dữ liệu máy tính để bàn mới và đặt tên cho nó: Access tạo một bảng mới có tên là Bảng 1 và đặt bạn vào Dạng xem Thiết kế với một cột, được gọi là ID. Tại đây, bạn có thể thiết kế các bảng mà bạn cần trong cơ sở dữ liệu của mình. Mỗi bảng phải có trường ID (một số nguyên tự động tăng dần), nhưng để tránh nhầm lẫn, tốt nhất bạn nên đặt cho nó một tên mô tả hơn. Trong bảng Dự án, nó sẽ là ProjectID, CustomerID trong bảng Khách hàng, v.v.
Bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho mọi cột được tạo và bạn cần đặt tên cho từng cột và đặt bất kỳ thuộc tính và định dạng nào khác sao cho phù hợp với trường. Đối với trường ID, hãy đảm bảo rằng các tên cột hiển thị rõ dữ liệu nào sẽ đi vào trường - ví dụ: sử dụng ProjectName thay vì chỉ Name, DueDate chứ không phải Due. Bạn có thể sử dụng nút Tên & Chú thích trên ruy-băng để tạo chú thích viết tắt cũng như tên rõ ràng. Bạn có thể sử dụng khoảng trắng trong tên cột, nhưng bạn sẽ phải đặt chúng bằng dấu ngoặc vuông khi viết truy vấn và báo cáo.
Mặc dù việc người dùng nhập dữ liệu trên trang tính của họ là hợp lý, nhưng sự thiếu chặt chẽ khiến việc phân tích trở nên khó khăn.
Đặt định dạng trên các cột như PercentageComplete thành Percent và ngày là ShortDate, cũng như độ dài tối đa của các trường văn bản thành một giá trị hợp lý hoặc tất cả chúng sẽ dài 255 ký tự. Hãy nhớ rằng một số từ (chẳng hạn như Ngày) được dành riêng, vì vậy bạn không thể sử dụng chúng làm tên cột: hãy sử dụng Ngày tác vụ hoặc một cái gì đó khác mô tả hơn.
Khi nói đến các cột mà bạn muốn tra cứu một giá trị trong bảng khác (chẳng hạn như cột Khách hàng trong bảng Dự án), hãy xác định các bảng khác đó trong Access trước khi bạn thêm cột tra cứu. Khi nói đến Trạng thái, tùy chọn đơn giản nhất là chỉ cần nhập các giá trị sẽ được hiển thị trong danh sách thả xuống - nhưng điều này gây khó khăn cho việc thêm hoặc chỉnh sửa danh sách các giá trị có thể có sau này. Trừ khi bạn đang xử lý một danh sách ngắn trong đó các giá trị có thể không có khả năng thay đổi - chẳng hạn như trường ghi lại giới tính của ai đó - tốt hơn là bạn nên tạo một bảng khác cho các mục nhập chẳng hạn như ProjectStatus. Điều này cho phép bạn dễ dàng thêm các tùy chọn bổ sung vào danh sách trong tương lai mà không cần thay đổi chương trình.
Cải tiến
Trong khi thiết kế cơ sở dữ liệu của mình, chúng tôi có thể triển khai các cải tiến so với cách làm việc dựa trên bảng tính cũ. Một khiếu nại mà người dùng của chúng tôi gặp phải với sổ làm việc Excel của họ là mỗi nhiệm vụ chỉ chứa một ô cho nhận xét và đôi khi họ cần đưa ra nhiều nhận xét về một nhiệm vụ - hoặc, người giám sát cần đưa ra nhận xét về một nhiệm vụ và sau đó là người dùng phản hồi. Việc nhồi nhét mọi thứ vào một ô duy nhất khiến bạn khó biết được nhận xét được đưa ra khi nào và bởi ai. Chúng tôi có thể làm tốt hơn bằng cách tạo một bảng riêng cho các nhận xét, được liên kết với bảng Nhiệm vụ. Theo cách này, mỗi tác vụ có thể có nhiều nhận xét nếu cần, với các trường riêng biệt cho ngày, tên người dùng và văn bản của mỗi tác vụ.
Một cải tiến khác mà chúng tôi có thể thực hiện là đặt các mục nhập chẳng hạn như ProjectStatus để hiển thị theo một thứ tự cụ thể, thay vì theo thứ tự bảng chữ cái - ví dụ: bạn có thể muốn Đã hoàn thành ở cuối danh sách. Để thực hiện việc này, hãy thêm cột DisplayOrder và sử dụng cột này để sắp xếp danh sách tra cứu. Đừng bị dụ sử dụng trường ID; với điều này, mọi bản ghi mới chỉ có thể nằm ở cuối danh sách.
Để đảm bảo dữ liệu của chúng tôi vẫn sạch sẽ, chúng tôi có thể đánh dấu các trường mà người dùng phải điền vào là Bắt buộc và thêm xác thực để đảm bảo rằng dữ liệu đã nhập ở dạng chính xác. Bạn có thể làm cho cuộc sống dễ dàng hơn bằng cách đặt các giá trị mặc định hợp lý: trường Ngày Nhận xét trên bảng Nhận xét có thể có giá trị mặc định được đặt thành = Ngày (), giá trị này sẽ tự động đặt thành ngày hôm nay bất cứ khi nào một Nhận xét mới được tạo. Bạn có thể sử dụng xác thực cùng với cột Rút trong bảng (Boolean) để ngăn người dùng thêm bản ghi mới với các giá trị cụ thể. Điều này cho phép bạn giữ các giá trị lịch sử đã từng có giá trị nhưng hiện không được sử dụng nữa. Tất cả các tính năng này đều có thể được tìm thấy trên Table Tools | Tab trường trên ruy-băng hoặc trong Thuộc tính trường trong Dạng xem thiết kế bảng.
Nhập dữ liệu của bạn
Khi các bảng của bạn được thiết lập, bạn có thể sử dụng Dữ liệu ngoài | Nhập & Liên kết | Nút Excel trên ruy-băng để nối dữ liệu từ sổ làm việc Excel của bạn vào các bảng trong cơ sở dữ liệu Access của bạn. Tạo một bản sao lưu cơ sở dữ liệu Access trống của bạn trước khi bạn bắt đầu, trong trường hợp có bất kỳ sự cố nào xảy ra và bắt đầu bằng cách điền các bảng nhỏ theo cách thủ công nếu cần. Thực hiện một bản sao lưu khác sau khi việc này hoàn tất, vì vậy bạn có thể quay lại thời điểm này nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong các bước sau.
Bây giờ, hãy nhập các bảng chính không dựa vào bất kỳ bảng nào khác, chẳng hạn như Khách hàng, trước khi kết thúc với các bảng có mối quan hệ, chẳng hạn như Dự án và Nhiệm vụ. Nếu bạn sắp xếp lại và đổi tên các cột trong sổ làm việc Excel của mình để phù hợp nhất với các trường trong cơ sở dữ liệu Access của mình, bạn sẽ không gặp khó khăn gì khi nhập dữ liệu. Hãy nhớ ghi chú lại mọi thứ bạn làm để có thể lặp lại sau nếu cần chuyển đổi lại dữ liệu.
Sau khi dữ liệu được nhập, các bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu sẽ hoạt động giống như các bảng tính Excel đã làm - nhưng với xác thực, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu tốt hơn nhiều. Nếu muốn, bây giờ bạn có thể bắt đầu thiết kế các biểu mẫu và báo cáo mới dựa trên dữ liệu này: ví dụ: biểu mẫu Chính / Chi tiết cho Dự án có thể hiển thị dữ liệu của một Dự án ở đầu biểu mẫu và lưới Nhiệm vụ cho điều đó dự án ở dưới cùng.
Bạn cũng có thể thiết lập biểu mẫu Nhiệm vụ của tôi liệt kê tất cả các nhiệm vụ chưa hoàn thành cho người dùng hiện tại và báo cáo Nhiệm vụ quá hạn liệt kê tất cả các nhiệm vụ còn tồn đọng cho tất cả người dùng đã quá hạn.
Không có quận nào, làm ơn, chúng tôi là người Anh
Nếu bạn đang lưu trữ các địa chỉ trong cơ sở dữ liệu của mình, điều quan trọng là phải hiểu những thông tin bạn thực sự cần. Mặc dù thông tin về quận có thể hữu ích cho việc tiếp thị - và có thể cần thiết cho một số địa chỉ ở nước ngoài - nhưng thông tin này không còn được sử dụng chính thức ở các địa chỉ ở Vương quốc Anh.
bạn có thể thêm kodi vào chromecast không
Lý do là các địa chỉ bưu điện của Vương quốc Anh dựa trên khái niệm về một thị trấn bưu điện, nơi bưu gửi cho bạn được gửi và phân loại trước khi được gửi đến tận nhà của bạn. Không phải tất cả các thị trấn hoặc làng mạc đều được phục vụ bởi các thị trấn bưu điện trong cùng một hạt - ví dụ: Melbourn (ở Cambridgeshire) nhận được thư của họ qua Royston (ở Hertfordshire) - vì vậy việc chỉ định một quận trong địa chỉ không nhất thiết giúp ích cho bất kỳ ai.
Để tránh nhầm lẫn, Bưu điện đã ngừng sử dụng các quận trong địa chỉ từ năm 1996, thay vào đó dựa vào thông tin mã bưu điện - và đến năm 2016, nó có kế hoạch xóa tên quận khỏi tệp dữ liệu bí danh của thông tin địa chỉ bổ sung. Vì vậy, nếu bạn bao gồm một quận trong địa chỉ Vương quốc Anh, nó sẽ đơn giản bị bỏ qua.
